20 Fehler beim Bewerben als Virtuelle Assistenz

Kundengewinnung | 06/06/2023

Du hast eine spannende Jobausschreibung gefunden und möchtest dich als Virtuelle Assistentin darauf bewerben? Du hoffst, dass du dieses Mal eine Zusage oder zumindest eine Einladung zu einem Kennenlerngespräch bekommst? 

Um deine Chancen zu steigern, ist es wichtig, die häufigsten Fehler zu kennen, die viele Virtuelle Assistenten im Bewerbungsprozess machen. In diesem Blogbeitrag werde ich die 20 gängigsten Bewerbungsfehler aufleuchten und dir zeigen, wie du diese Fehler vermeidest.

Von unzureichenden Vorbereitungen über fehlende Selbstpräsentation bis hin zu mangelnder Aufmerksamkeit für das Detail – wir werden die typischen Falltricke durchgehen und du bekommst wertvolle Tipps, wie du sie umgehen kannst.

Bereite dich also darauf vor, deinen Bewerbungsprozess zu optimieren und das Beste aus deiner Selbständigkeit als Virtuelle Assistentin herauszuholen. Lassen Sie uns nun gemeinsam die häufigsten Fehler beim Bewerben als virtuelle Assistenz entdecken und verhindern, dass Sie auf den richtigen Weg sind, um Ihre potenziellen Kunden zu überzeugen und schließlich als virtuelle Assistenz ausgebucht zu sein. Los geht's!

Die Bewerbung als Virtuelle Assistenz

Bevor wir uns die Fehler beim Bewerben anschauen, möchte ich an dieser Stelle noch etwas klarstellen.

Als Virtuelle Assistenz sind Sie eine selbständige Dienstleisterin – ähnlich wie ein Freelancer oder ein freier Mitarbeiter. Deshalb ist die Bezeichnung „Bewerbung“ auch nicht ganz passend. Genauer gesagt wenden wir uns nicht an einen Virtuellen Assistenten. Wir sehen eine passende Jobausschreibung und schicken unser Angebot an den potentiellen Kunden. 

Dies kann beispielsweise per E-Mail erfolgen, aber auch als Direktnachricht über soziale Medien. Denn die Kundensuche als Virtuelle Assistenz findet nun zumeist über Social Media statt (wie z. B. bei meiner Jobbörse auf Facebook).

In diesem Blogbeitrag möchte ich auf Fehler eingehen, die genau dabei auftreten. Fehler, die Sie in Ihr Angebot oder beim Versand Ihres Angebots eingeben, oder bei der Kontaktaufnahme über Social Media. 

Nachdem wir das nun auch klargestellt haben, kommen hier die 20 häufigsten Fehler beim Bewerben als Virtuelle Assistenz:

Fehler Nr. 1: Schreib- und Grammatikfehler

Es ist selbstverständlich, dass eine E-Mail, ein Angebot oder eine Direktnachricht fehlerfrei sein sollte. Dennoch entdecke ich häufig Texte mit Fehlern.

Fehler wirken inkompetent, unprofessionell und ungenau. Es macht den Eindruck, dass du dir nicht genug Zeit genommen hast und bei dir mangelnde Sorgfalt walten lässt.

Manche Kunden sind nicht so empfindlich und drücken ein Auge darauf. Aber es gibt auch Kunden, für die ein einziger Schreibfehler bereits ein Ausschlusskriterium darstellt. 

So vermeidest du diesen Fehler

  • Erstelle dir korrekte E-Mail Vorlagen
  • Lass deine Texte Korrektur lesen
  • Arbeitsschwerpunkte
  • Lass dir Zeit
  • Entschuldige dich nachträglich (bei groben Fehlern)

Fehler Nr. 2: Um vereinfachte Formulierungen

Mich hat mal eine Bewerbung einer VA-Kollegin erreicht, in der folgender Satz steht: „Recherchieren Sie im privaten Bereich schon sehr gern“.

Diese Formulierung wirkt ebenfalls inkompetent und unprofessionell. Es ist eine schlechte Ausdrucksweise und lässt Zweifel am Bildungsgrad aufkommen. 

So vermeidest du diesen Fehler

  • Vermeide Umgangssprache
  • Entwickeln Sie eine professionelle Ausdrucksweise
  • Finde deinen eigenen Stil
  • Achte darauf, dass du nicht zu förmlich bist

Fehler Nr. 3: Konjunktive verwenden

Konjunktive sind eine grammatische Form, die verwendet wird, um Möglichkeiten, Wünsche, Bedingungen oder Vorstellungen zu definieren. Sie dienen dazu, eine Situation als hypothetisch, unrealistisch oder nicht als Tatsache anzugeben. Der Konjunktiv wird häufig in indirekter Rede, bei Höflichkeitsformen, in Bedingungssätzen und in Ausdrücken von Wünschen und Forderungen verwendet.

Beispiel in Bewerbungen: „Ich habe gerade deinen Aufruf in der Facebook-Gruppe gesehen und würde dir gerne bei der Aufgabe helfen.“

Konjunktiv hören sich zwar höflich an, aber sie wirken wenig selbstbewusst, nicht kritisch, vorsichtig und zurückhaltend. Im schlimmsten Fall wirken Sie lustlos. Sie schwächen Ihre Aussage ab, lassen Sie sich unsicher aussehen und machen Sie sich kleiner. 

So vermeidest du diesen Fehler

  • Verwende eine klare Botschaft („ich habe deinen Aufruf in der Gruppe gesehen und unterstütze dich gern bei dieser Aufgabe“)
  • Vermeide Konjunktive

Fehler Nr. 4: Namen falsch schreiben

Zugegeben, ich habe einen komplizierten und nicht alltäglichen Namen und es kommt oft vor, dass mein Name falsch geschrieben wird. Wenn ich allerdings in der Rolle als Auftraggeberin bin und mich Bewerbungen erreichen, in welchen mein Name falsch geschrieben ist, ist das für mich ein klares Aus für die Bewerberin.

Ist der Name des Kunden oder des Auftraggebers falsch geschrieben, wirkt das leider extrem unprofessionell, misstrauisch, respektlos und nicht wertschätzen.

Es ist eigentlich eine klare Sache und selbstverständlich, dass Sie den Namen des potentiellen Kunden korrekt schreiben. Da ich aber regelmäßig einen Festplatz beanspruchen muss, dieser Fehler bleibt, muss ich es an dieser Stelle noch einmal explizit erwähnen. Schreiben Sie die Namen Ihres Auftraggebers korrekt. Überprüfen Sie alles immer doppelt und/oder lassen Sie Ihre Bewerbung gegenlesen.

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Fehler Nr. 5: Anonyme Ansprache

Mit anonymer Ansprache meine ich z. B. „Sehr geehrte Damen und Herren“.

In der Welt der Virtuellen Assistenz sind die Beziehungen enger und persönlicher. Wenn du deinen künftigen Auftraggeber so ansprichst, wirkt das sehr unvorbereitet, unpersönlich, distanziert, veraltet, allgemein und einfach einfallslos.

So vermeidest du diesen Fehler

  • Recherchieren Sie den Namen des Kunden oder Ansprechpartners
  • Verwende Alternativen

Fehler Nr. 6: Leere Floskeln

Ein paar Beispiele, was ich in diesem Zusammenhang mit meinen Floskeln tat:

  • Ich bin sehr an der Stelle interessiert
  • hiermit bewerbe ich mich auf
  • Deine Stellenanzeige habe ich aufmerksam gelesen

Diese Formulierungen sind leere Worthülsen und sagen absolut nichts aus. Damit verschwendest du deinen wertvollen Platz in deiner E-Mail, den du dafür verwenden könntest, um beispielsweise die Vorteile der Zusammenarbeit mit dir darzustellen. Floskeln wirken leider unmotiviert und einfallslos. Diese Texte sind einheitlich und veraltet. 

So vermeidest du leere Floskeln

  • Machen Sie sich klar, warum Sie den Job wollen
  • Willen zeigen
  • Echtes Interesse bekunden

Fehler Nr. 7: Förmliche Formulierungen

Förmliche Formulierungen sind Sätze wie „mit großem Interesse habe ich Deinen Facebook-Aktivismus entdeckt und möchte mich für diesen Urlaub empfehlen“. Du bewirbst dich als Virtuelle Assistenz nicht in einem Großkonzern und außerdem lebst du nicht im Jahr 1962. Es gibt keinen Grund, dass du deine Bewerbungen so formalisierst. Im echten Gespräch würdest du dich schließlich auch nicht so ausdrücken.

Welchen Eindruck macht es, wenn eine Bewerbung mit diesen Worten startet? Für mich wirken solche Sätze veraltet, allgemein, ideen- und einfallslos, steif und trocken. 

So vermeidest du formelle Formulierungen

  • Tonalität des Kunden recherchieren und eigene Formulierung anpassen

Fehler Nr. 8: Mangelnde Recherche ("Profiling")

Bevor du dich bewirbst, solltest du eine Recherche über den Kunden vornehmen. Allein, um für dich zu entscheiden, ob du mit diesem Kunden zusammenarbeiten willst oder nicht. Oder auch, um einen „Aufhänger“ zum Einstieg in deine Bewerbung zu finden. 

Ich hatte mal einen Job bei mir im Team ausgeschrieben und eine Virtuelle Assistenz gesucht. Am selben Tag der Jobausschreibung war ich vormittags im Thermalbad und das hatte ich in meiner Instagram-Story gezeigt. Eine Bewerberin beginnt ihre Bewerbung mit der Einleitung „Liebe Fidan, ich hoffe, du hattest einen schönen Vormittag im Thermalbad. Damit du mehr Zeit findest, um dich zu entspannen und dir als Unternehmerin Auszeiten zu erlauben, möchte ich dich als virtuelle Assistenz bei deiner Kundenbetreuung unterstützen ".

Mit dieser Aussage habe ich mich als Kundin zu 100 % angesprochen gefühlt. Die Trennung hatte nicht nur einen persönlichen Charakter zu mir gefunden, sie hatte auch direkt meine individuelle Notwendigkeit angesprochen und den Vorteil ihrer Arbeit für mich hervorgehoben. 

Das solltest du machen

  • Recherche über den Kunden, dessen Unternehmen und Projekte
  • Bringe deine Erkenntnisse in deine Bewerbung ein
  • Entdecken Sie die tiefsten Bedürfnisse des Kunden

Fehler Nr. 9: Lange Betreffzeile

Es gibt Betreffzeilen, die zwar im Zusammenhang mit einer Bewerbung „richtig“ sind, sich aber sehr langweilig anzuhören. Wie z. B. dieser Betreff: „Bewerbung als Virtuelle Assistenz“.

Jetzt fragst du dich vielleicht, was du stattdessen an den Betreff deiner E-Mail zurückschreiben sollst, denn das obige Beispiel ist doch korrekt. 

Ja, richtig schon, aber gleichzeitig auch sehr allgemein, ideen- und einfallslos, distanziert und unpersönlich. Solch eine Formulierung im Betreff hat sich nicht von der Masse ab. Wenn Sie sich bei einem Kunden um 30 virtuelle Assistenten bewerben und alle diesen Betreff nutzen, wie wollen Sie sich dann von der Konkurrenz abgrenzen? Wie willst du hervorstechen?

So vermeidest du langweilige Betreffs

  • Definiere eine individuelle Betreffzeile
  • Sammlung kreativer Ideen
  • Beweise Mut und weiche von der Norm ab

Fehler Nr. 10: „Gesendet von meinem iPhone“

Weißt du, wie sich dieser Satz in einer Bewerbungsmail für mich anhört? Wenn sich die Bewerberin nicht genügend Zeit genommen hat, muss sie sich auf die Bewerbung vorbereiten und diese schnell von unterwegs absenden. 

Es wirkt wie „zwischen Tür und Angel“, eilig, flüchtig, und ich empfinde es teilweise als nicht wertschätzend. Wenn ich einen VA für mein Team suche, dann möchte ich, dass sich die Person ausreichend Zeit nimmt, um sich vorzubereiten und eine professionelle E-Mail an mich zu senden. Auch wenn Geschäftsbeziehungen in der Welt der Virtuellen Assistenz persönlich und locker sind, erwarte ich ein gewisses Maß an Professionalität.

So vermeidest du diesen Fehler

  • iPhone Signatur in den Einstellungen ändern (ggf. bei anderen Herstellern prüfen)

Deine Abkürzung

Einfacher Kundengewinnung für Virtuelle Assistenten

Du schreibst Bewerbungen am laufenden Band, stellst dich ständig bei potentiellen Kunden vor und trotzdem hast du nicht genug Kunden & Aufträge?

Dann solltest du dringend an deiner Bewerbungsstrategie arbeiten. In diesem Kurs lernst du, wie du als Virtuelle Assistenz mit System Kunden gewinnst.

Fehler Nr. 11: „Keine E-Mail Signatur vorhanden“

Bleiben wir noch kurz beim Thema E-Mail-Signatur. Sie sind ein wichtiger Teil am Ende jeder gesendeten E-Mail. Eine E-Mail-Signatur sieht nicht nur professionell aus, sie enthält auch alle wichtigen Kontaktdaten sowie Links zu deiner Facebook-Seite, deinem Instagram-
Account oder LinkedIn-Profil sowie zu deiner Website. Das bedeutet, dass Sie in Ihrer E-Mail keine unnötigen Plätze einnehmen müssen,
um auf Ihr Profil und Ihre Seiten zu verweisen, wenn diese in Ihrer Signatur ohnehin enthalten sind.

Du kannst bei deinem E-Mail-Provider eine Signatur anlegen und diese in JEDER E-Mail nutzen. Auch außerhalb von Bewerbungen ist das sinnvoll, denn geschäftliche E-Mails müssen nach aktuell gültigem Recht ohnehin eine E-Mail-Signatur enthalten.

Fehler Nr. 12: Zu lange und umfangreiche E-Mails

Versetze dich mal in den Kunden und seine Situation. Wann geht diese Person auf die Suche nach einer virtuellen Assistenz? Wenn er oder sie feststellt, dass die Arbeit zu viel wird und dringend jemand zur Unterstützung benötigt wird. Diese Person hat in der Situation keine Zeit und keine Lust, umfangreiche Bewerbungen zu lesen.

Wenn ich eine Bewerbung erhalte, die so dermaßen umfangreich ist und ich viel Zeit brauche, um sie zu lesen, ist die Bewerberin schnell schon raus aus dem Rennen. Denn Zeit ist eine wichtige Ressource und ein professioneller VA weiß, wie Sie mir bereits im Bewerbungsprozess Zeit sparen können. 

So vermeidest du zu langen und erfolgreichen Bewerbungen

  • Verzicht auf irrelevante Informationen
  • Fasse dich kurz
  • Konzentriere dich auf das Wesentliche

Fehler Nr. 13: Nicht relevante Anhänge

Es gibt Virtuelle Assistenten, die bei ihrer Bewerbung sämtliche Schulzeugnisse, Zertifikate und Weiterbildungsnachweise mitsenden.

Der Kunde muss dann aus allen Anlagen die für ihn relevanten Informationen raussuchen. Das dauert viel zu lange und kostet viel Zeit. Darüber hinaus sind Dateianhänge teilweise riesige Datenmengen und nehmen wertvollen Speicherplatz in Anspruch. 

Als Auftraggeberin habe ich es mir angewöhnt, keine Anhänge in Bewerbungsmails herunterzuladen.

So machst du es besser

  • Fügen Sie nur die Anlagen bei, die relevant sind (nicht sämtliche Zeugnisse, Fortbildungsnachweise etc.)
  • Noch besser: Lade deine Anhänge in einer Cloud hoch, füge verständliche Dateinamen hinzu und versende nur den Freigabelink.

Fehler Nr. 14: Unpassender Preis

Als Mentorin und Coach für Virtuelle Assistenten ist es mir wichtig, dass VAs wirtschaftliche Preise erhalten und gut für ihr Businessleben sind. Niemand sollte unter seinem Wert bezahlt werden. 

Nichtsdestotrotz gibt es Aufgaben und Tätigkeiten, die günstiger sind. Ich habe mal eine Virtuelle Assistentin für eine Adressenrecherche gesucht. Für diese Tätigkeit sind keine Vorkenntnisse erforderlich. Eine der Bewerberinnen wollte für diese Aufgabe einen Stundensatz von 75,- Euro.

An dieser Stelle muss ich sagen, dass es in meinem Augen keine Rechtfertigung für diesen hohen Stundensatz bei diesem Auftrag gibt. Ich gehe davon aus, dass der Kunde einer Bewerberin absagt, wenn der Preis unangemessen ist und nicht in Relevanz mit dem Ergebnis steht. 

So vermeidest du diesen Fehler

  • Erstelle eine sinnvolle Preiskalkulation
  • Recherche Marktpreise
  • Biete Pauschalpreise an
  • Vermeide wenn möglich Stundensätze
  • Spezialisiere dich, um höhere Preise angeben zu können

Fehler Nr. 15: Absendername in der E-Mail

Stellen Sie sicher, dass Ihr vollständiger Name als Absender einer E-Mail erscheint und nicht Ihre E-Mail-Adresse.

Wenn als Absender die E-Mail-Adresse angezeigt wird, wirkt das unprofessionell und nicht vertrauenserweckend. 

Fehler Nr. 16: Private E-Mail Adresse nutzen

Als ich einmal eine Virtuelle Assistentin für meine Kundin gesucht habe, erhielt ich eine Bewerbung von der E-Mail-Adresse suesse8547@hotmail.de.

Diese Absenderadresse hat mir zwar ein Schmunzeln beschert, aber es wirkt leider total unprofessionell. Wenn Sie geschäftliche E-Mails versenden, dann achten Sie darauf, dass Sie ein geschäftliches Postfach mit einer professionellen E-Mail-Adresse nutzen. Private E-Mail-Adressen eignen sich nicht für Bewerbungen.

So vermeidest du diesen Fehler

  • Richten Sie Ihnen eine professionelle E-Mail Adresse ein
  • Verwende keine Fantasienamen (es sei denn, es ist dein Firmenname)

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Fehler Nr. 17: Freemailer nutzen

Verwenden Sie keine Freemailer wie web.de, gmx.de, t-online.de, freenet.de, yahoo.com, homtail.com.

Diese Anbieter werden eigentlich nur im privaten Bereich verwendet. Als geschäftliche E-Mail-Adresse sollten Sie entweder eine Gmail-Adresse haben oder – noch besser – eine E-Mail-Adresse über Ihre eigene Domain. Das wirkt professioneller und vertrauenswürdiger. 

Fehler Nr. 18: Irrelevante Informationen

Manche Bewerbungen sind mit zu vielen irrelevanten Informationen versehen. Manche nennen ihr privates Engagement in Vereinen, ihre ehrenamtliche Tätigkeit, ihren Familienstand usw. 

Ja, es mag sein, dass wir in der Schule gelernt haben, dass wir zeigen müssen, wenn wir uns für die Gesellschaft einsetzen oder einen Einblick in unseren Familienstand geben müssen. Aber Bewerbungen als Virtuelle Assistenz unterscheiden sich nun mal von klassischen Bewerbungen.

So machst du es besser

  • Füge nur Informationen bei, die einen Bezug zum Kunden oder zum Auftrag haben
  • Erwähne nur Dinge, die deinen Kunden einen Vorteil bieten

Fehler Nr. 19: Zu viele Formatierungen

Ich habe nichts gegen Formatierungen und sinnvolle Formatierungen sorgen für eine einfache Lesbarkeit. Aber einige Virtuelle Assistenten übertreiben es mit der Formatierung und nutzen viele unterschiedliche Schriftgrößen, Schriftfarben und Schriftarten.

Damit werden die E-Mails leider unübersichtlich und wirken sehr unstrukturiert. Auch der Einsatz von Emojis sollte sparsam betrieben werden. Ein paar Emojis oder Sonderzeichen – insbesondere wenn Sie eine einfache Lesbarkeit und das Querlesen bieten – sind in Ordnung. Aber sämtliche Formatierungen und Sonderzeichen sollten sparsam verwendet werden. 

So machst du es besser

  • Einführung einer einheitlichen Schriftart und -farbe
  • Schriftgröße kann variieren, wenn es der Formatierung dient (z. B. bei Überschriften)
  • Nutze Fettdruck für Hervorhebungen

Fehler Nr. 20: Kunde nicht im Mittelpunkt

Einige Virtuelle Assistenten heben in Bewerbungen nur sich selbst hervor und zeigen ausschließlich ihre eigenen Stärken und Fähigkeiten.

Meiner Ansicht nach reicht es nicht aus, den Kunden von sich selbst zu überzeugen. Es kann dir passieren, dass sich der Kunde „nicht richtig abgeholt“ fühlt, wenn du nur über dich sprichst. Versuchen Sie, eine Verbindung zwischen Ihren Fähigkeiten und dem Kunden herzustellen. 

So machst du es besser

  • Überlege, wie du deine Grenzen zum Vorteil deiner Kunden präsentieren kannst
  • Denken Sie bei jedem Satz/Wort an den Kunden.
    (Stellen Sie Ihnen die Frage „Was bringt diese Stärke/dieses Talent dem Kunden für einen Nutzen?“).

Kundengewinnung für Virtuelle Assistenten

Nun kennen Sie die häufigsten Fehler, die Virtuelle Assistenten bei der Bewerbung machen.

Diese Fehler zu vermeiden reicht aber nicht aus, damit deine Kundengewinnung ab jetzt erfolgreich funktioniert. Da gehört noch ein Bisschen mehr dazu. Das eigene Angebot erfolgreich zu verkaufen ist mehr als nur ein Fehler zu vermeiden. Erfolgreiche Kundengewinnung für Virtuelle Assistenten basierend auf mehreren Faktoren.

Du musst wissen, wo du deine Kunden findest

Es gibt eine Vielzahl an Optionen, wo sich deine Kunden befinden. Stelle dir die Frage, wo deine Kunden sind. Triffst du sie eher online oder offline an? Wenn Sie online sind: Nutzen Sie Social Media und sollten Sie danach auf Ihren Social-Media-Plattformen sichtbar werden? Oder sind Sie lieber offline auf Events und Messen? Finden Sie heraus, wo Ihre Kunden sind. Andernfalls wirst du es nicht schaffen, deine potentiellen Kunden zu finden und mit deinem Angebot anzusprechen. 

Lerne, dich zu verkaufen

Sie müssen Ihr eigenes Angebot für potenzielle Kunden kennenlernen. Erstellen Sie Ihre Verkaufstexte für Ihre Website und Ihre Social Media-Aktivitäten. Denn als Virtuelle Assistentin verkaufst du eine Dienstleistung. Finde die richtigen Worte, um dich wirkungsvoll zu präsentieren. Deine Texte und die Präsentation deines Angebotes müssen bei deinen Kunden einen Haben-Wollen-Effekt erzeugen.

Eigene dir das richtige Mindset an

Als Virtuelle Assistentin sind Sie kein Angestellter, sondern eine selbständige Dienstleisterin. Das Mindset ist für beide Bereiche unterschiedlich. Ein Angestellter hat eine ganz andere Haltung zu seinem Job und seiner Karriere als Selbständiger. Das macht sich auch in deiner Kundengewinnung bemerkbar. 

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