20 Fehler beim Bewerben als Virtuelle Assistenz

Du hast eine spannende Jobausschreibung gefunden und möchtest dich als Virtuelle Assistentin darauf bewerben? Du hoffst, dass du dieses Mal eine Zusage oder zumindest eine Einladung zu einem Kennenlerngespräch bekommst? 

Um deine Chancen zu steigern, ist es wichtig, die häufigsten Fehler zu kennen, die viele Virtuelle Assistenten im Bewerbungsprozess machen. In diesem Blogbeitrag werde ich die 20 gängigsten Bewerbungsfehler beleuchten und dir zeigen, wie du diese Fehler vermeidest.

Von unzureichenden Vorbereitungen über fehlende Selbstpräsentation bis hin zu mangelnder Aufmerksamkeit für das Detail - wir werden die typischen Fallstricke durchgehen und du bekommst wertvolle Tipps geben, wie du sie umgehen kannst.

Also, bereite dich darauf vor, deinen Bewerbungsprozess zu optimieren und das Beste aus deiner Selbständigkeit als Virtuelle Assistentin herauszuholen. Lass uns nun gemeinsam die häufigsten Fehler beim Bewerben als Virtuelle Assistenz entdecken und sicherstellen, dass du auf dem richtigen Weg bist, um potenzielle Auftraggeber zu überzeugen und endlich als Virtuelle Assistenz ausgebucht zu sein. Los geht's!

Die Bewerbung als Virtuelle Assistenz

Bevor wir uns die Fehler beim Bewerben anschauen, möchte ich an dieser Stelle noch etwas klarstellen.

Als Virtuelle Assistenz bist du eine selbständige Dienstleisterin - ähnlich wie ein Freelancer oder ein freier Mitarbeiter. Deshalb ist die Bezeichnung "Bewerbung" auch nicht ganz passend. Genau genommen bewerben wir Virtuelle Assistenten uns nicht. Wir sehen eine passende Jobausschreibung und schicken unser Angebot an den potentiellen Kunden. 

Dies kann beispielsweise per E-Mail erfolgen, aber auch als Direktnachricht über Soziale Medien. Denn die Kundensuche als Virtuelle Assistenz findet nun mal zu einem Großteil über Social Media statt (wie z. B. in meiner Jobbörse auf Facebook).

In diesem Blogbeitrag möchte ich auf Fehler eingehen, die genau dabei auftreten. Fehler, die du in deinem Angebot oder beim Versand deines Angebots begehst, oder bei der Kontaktaufnahme über Social Media. 

Nachdem wir das nun auch klargestellt haben, kommen hier die 20 häufigsten Fehler beim Bewerben als Virtuelle Assistenz:

Fehler Nr. 1: Schreib- und Grammatikfehler

Es ist selbstverständlich, dass eine E-Mail, ein Angebot oder eine Direktnachricht fehlerfrei sein sollte. Dennoch entdecke ich häufig Texte mit Fehlern.

Fehler wirken inkompetent, unprofessionell und ungenau. Es macht dein Eindruck, als ob du dir nicht genug Zeit genommen hast und bei dir mangelnde Sorgfalt vorliegt.

Manche Kunden sind nicht so empfindlich und drücken ein Auge zu. Aber es gibt auch Kunden, für die ein einziger Schreibfehler bereits ein Ausschlusskriterium darstellt. 

So vermeidest du diesen Fehler

• Erstelle dir korrekte E-Mail Vorlagen
• Lass deine Texte Korrektur lesen
• Arbeite sorgfältig
• Lass dir Zeit
• Entschuldige dich nachträglich (bei groben Fehlern)

Fehler Nr. 2: Umgangssprachliche Formulierungen

Mich hat mal eine Bewerbung einer VA-Kollegin erreicht, in der folgender Satz stand: "Recherchieren tue ich im privaten Bereich schon sehr gern".

Diese Formulierung wirkt ebenfalls inkompetent und unprofessionell. Es ist eine schlechte Ausdrucksweise und lässt Zweifel am Bildungsgrad aufkommen. 

So vermeidest du diesen Fehler

• Vermeide Umgangssprache
• Eigne dir eine professionelle Ausdrucksweise an
• Finde deinen eigene Stil
• Achte darauf, dass du nicht zu förmlich bist

Fehler Nr. 3: Konjunktive verwenden

Konjunktive sind eine grammatische Form, die verwendet wird, um Möglichkeiten, Wünsche, Bedingungen oder Vorstellungen auszudrücken. Sie dienen dazu, eine Situation als hypothetisch, unrealistisch oder nicht als Tatsache anzugeben. Der Konjunktiv wird häufig in indirekter Rede, bei Höflichkeitsformen, in Bedingungssätzen und in Ausdrücken von Wünschen und Forderungen verwendet.

Beispiel in Bewerbungen: "Ich habe gerade deinen Aufruf in der Facebook Gruppe gesehen und würde dir gerne bei der Aufgabe helfen."

Konjunktive hören sich zwar höflich an, aber sie wirken wenig selbstbewusst, nicht überzeugend, vorsichtig und zurückhaltend. Im schlimmsten Fall wirken sie lustlos. Sie schwächen deine Aussage ab, lassen dich unsicher aussehen und machen dich kleiner. 

So vermeidest du diesen Fehler

• Verwende Klare Botschaft ("ich habe deinen Aufruf in der Gruppe gesehen und unterstütze dich gern bei dieser Aufgabe")
• Vermeide Konjunktive

Fehler Nr. 4: Namen falsch schreiben

Zugegeben, ich habe einen komplizierten und nicht alltäglichen Namen und es kommt oft vor, dass mein Name falsch geschrieben wird. Wenn ich allerdings in der Rolle als Auftraggeberin bin und mich Bewerbungen erreichen, in welchen mein Name falsch geschrieben ist, ist das für mich ein klares Aus für die Bewerberin.

Ist der Name des Kunden oder des Auftraggebers falsch geschrieben, wirkt das leider extrem unprofessionell, unhöflich, respektlos und nicht wertschätzen.

Es ist eigentlich eine klare Sache und selbstverständlich, dass du den Namen der potentiellen Kunden korrekt schreibst. Da ich aber regelmäßig feststelle, dass dieser Fehler passiert, muss ich es an dieser Stelle noch einmal explizit erwähnen. Schreibe die Namen deiner Auftraggeber korrekt. Checke alles immer doppelt und/oder lasse deine Bewerbung gegenlesen.

Fehler Nr. 5: Anonyme Ansprache

Mit anonymer Ansprache meine ich z. B. "Sehr geehrte Damen und Herren".

In der Welt der Virtuellen Assistenz sind die Beziehungen enger und persönlicher. Wenn du deinen künftigen Auftraggeber so ansprichst, wirkt das sehr unvorbereitet, unpersönlich, distanziert, veraltet, allgemein und einfach einfallslos.

So vermeidest du diesen Fehler

• Recherchiere den Namen des Kunden oder Ansprechpartners
• Verwende Alternativen

Fehler Nr. 6: Leere Floskeln

Ein paar Beispiele, was ich in diesem Zusammenhang mit Floskeln meine:

• Ich bin sehr an der Stelle interessiert
• hiermit bewerbe ich mich auf
• Deine Stellenanzeige habe ich aufmerksam gelesen

Diese Formulierungen sind leere Worthülsen und sagen absolut nichts aus. Damit verschwendest du wertvollen Platz in deiner E-Mail, den du dafür verwenden könntest um beispielsweise den Vorteil der Zusammenarbeit mit dir darzustellen. Floskeln wirken leider unmotiviert und einfallslos. Diese Texte sind Einheitsbrei und veraltet. 

So vermeidest du leere Floskeln

• Deutlich machen, warum du den Job möchtest
• Willen zeigen
• Echtes Interesse bekunden

Fehler Nr. 7: Förmliche Formulierungen

Förmliche Formulierungen sind Sätze wie "mit großem Interesse habe ich Deinen Facebook Aufruf entdeckt und möchte mich gerne für diese Vakanz empfehlen".  Du bewirbst dich als Virtuelle Assistenz nicht in einem Großkonzern und ausserdem lebst du nicht im Jahr 1962.  Es gibt keinen Grund, dass du deine Bewerbungen so formulierst. Im echten Gespräch würdest du dich schließlich auch nicht so ausdrücken.

Welchen Eindruck macht es, wenn eine Bewerbung mit diesem Worten startet? Für mich wirken solche Sätze veraltet, allgemein, ideen- und einfallslos, steif und trocken. 

So vermeidest du förmliche Formulierungen

• Tonalität des Kunden recherchieren und eigene Formulierung anpassen

Fehler Nr. 8: Mangelnde Recherche ("Profiling")

Bevor du dich bewirbst, solltest du eine Recherche über den Kunden vornehmen. Allein schon, um für dich zu entscheiden, ob du mit diesem Kunden zusammenarbeiten willst oder nicht. Oder auch, um einen "Aufhänger" zum Einstieg in deine Bewerbung zu finden. 

Ich hatte mal einen Job bei mir im Team ausgeschrieben und eine Virtuelle Assistenz gesucht. Am selben Tag der Jobausschreibung war ich vormittags im Thermalbad und das hatte ich in meiner Instagram Story gezeigt. Eine Bewerberin begann ihre Bewerbung mit der Einleitung "Liebe Fidan, ich hoffe du hattest einen schönen Vormittag im Thermalbad. Damit du öfter Zeit findest, um dich zu entspannen und dir als Unternehmerin Auszeiten zu erlauben, möchte ich dich als Virtuelle Assistenz bei deiner Kundenbetreuung unterstützen".

Bei dieser Aussage habe ich mich als Kundin 100% angesprochen gefühlt. Die Bewerberin hatte nicht nur einen persönliche Bezug zu mir gefunden, sie hatte auch direkt meine individuellen Bedürfnisse angesprochen und den Vorteil ihrer Arbeit für mich hervorgehoben. 

Das solltest du machen

• Recherchiere über den Kunden, dessen Unternehmen und Projekte
• Bringe deine Erkenntnisse in deine Bewerbung ein
• Entdecke die tiefsten Bedürfnisse des Kunden

Fehler Nr. 9: Langweilige Betreffzeile

Es gibt Betreffzeilen, die sind zwar im Zusammenhang mit einer Bewerbung "richtig", aber hören sich sehr langweilig an. Wie z. B. dieser Betreff: "Bewerbung als Virtuelle Assistenz".

Jetzt fragst du dich vielleicht, was du stattdessen in den Betreff deiner E-Mail reinschreiben sollst, denn das o.g. Beispiel ist doch korrekt. 

Ja, korrekt schon, aber gleichzeitig auch sehr allgemein, ideen- und einfallslos, distanziert und unpersönlich. Solch eine Formulierung im Betreff hebt sich nicht von der Masse ab. Wenn sich 30 Virtuelle Assistenten bei einem Kunden bewerben und alle diesen Betreff nutzen, wie willst du dich dann von der Konkurrenz abgrenzen? Wie willst du hervorstechen?

So vermeidest du langweilige Betreffs

• Definiere eine individuelle Betreffzeile
• Sammle kreative Ideen
• Beweise Mut und weiche von der Norm ab

Fehler Nr. 10: "Gesendet von meinem iPhone"

Weißt du, wie sich dieser Satz in einer Bewerbungsmail für mich anhört? Wie wenn die Bewerberin sich nicht ausreichend Zeit genommen hat, um sich auf die Bewerbung vorzubereiten und diese schnell von unterwegs abgesendet hat. 

Es wirkt wie "zwischen Tür und Angel", eilig, flüchtig, und ich empfinde es teilweise als nicht wertschätzend. Wenn ich eine VA für mein Team suche, dann möchte ich, dass sich die Person ausreichend Zeit nimmt um sich vorzubereiten und eine professionelle E-Mail an mich sendet. Auch wenn Geschäftsbeziehungen in der Welt der Virtuellen Assistenz persönlicher und lockerer sind, erwarte ich ein gewissen Maß an Professionalität.

So vermeidest du diesen Fehler

• iPhone Signatur in den Einstellungen ändern (ggf. bei anderen Herstellern prüfen)

Fehler Nr. 11: "Keine E-Mail Signatur vorhanden"

Bleiben wir noch kurz beim Thema E-Mail Signatur. Sie ist ein wichtiger Teil am Ende jeder geschäftlichen E-Mail.  Eine E-Mail-Signatur sieht nicht nur professionell aus, sie enthält auch alle wichtigen Kontaktdaten sowie Links zu deiner Facebook-Seite, deinem Instagram
Account oder LinkedIn-Profil sowie zu deiner Website. Das bedeutet, dass du in deiner E-Mail nicht unnötigen Platz verschwenden musst
um auf deine Profile und Seiten zu verweisen, wenn diese in deiner Signatur ohnehin enthalten sind.

Du kannst in deinem E-Mail-Provider eine Signatur anlegen und diese in JEDER E-Mail nutzen. Auch außerhalb von Bewerbungen ist das sinnvoll, denn geschäftliche E-Mails müssen nach aktuell gültigem Recht ohnehin eine E-Mail- Signatur enthalten.

Fehler Nr. 12: Zu lange und umfangreiche E-Mails

Versetze dich mal in den Kunden und seine Situation. Wann geht diese Person auf die Suche nach einer Virtuellen Assistenz? Wenn er oder sie feststellt, dass die Arbeit zu viel wird und dringend jemanden zur Unterstützung braucht. Diese Person hat in der Situation keine Zeit und keine Lust, umfangreiche Bewerbungen zu lesen.

Wenn ich eine Bewerbung erhalte, die so dermaßen umfangreich ist und ich viel Zeit brauche um sie zu lesen, ist die Bewerberin fast schon raus aus dem Rennen. Denn Zeit ist eine wichtige Ressource und eine professionelle VA weiß, wie sie mir bereits im Bewerbungsprozess Zeit sparen kann. 

So vermeidest du zu lange und umfangreiche Bewerbungen

• Verzichte auf irrelevante Informationen
• Fasse dich kurz
• Konzentriere dich auf das Wesentliche

Fehler Nr. 13: Nicht relevante Anhänge

Es gibt Virtuelle Assistenten, die bei ihrer Bewerbung sämtliche Schulzeugnisse, Zertifikate und Fortbildungsnachweise mitsenden.

Der Kunde muss dann aus all den Anlagen die für ihn relevante Information raussuchen. Das dauert viel zu lange und kostet viel Zeit. Ausserdem sind Dateianhänge teilweise riesige Datenmengen und nehmen wertvollen Speicherplatz in Anspruch. 

Als Auftraggeberin habe ich es mir angewöhnt, keine Anhänge in Bewerbungsmails herunterzuladen.

So machst du es besser

• Füge nur die Anlagen bei, die relevant sind (nicht sämtliche Zeugnisse, Fortbildungsnachweise etc.)
• Noch besser: Lade deine Anhänge in einer Cloud hoch, füge verständliche Dateinamen hinzu und versende nur den Freigabelink.

Fehler Nr. 14: Unpassender Preis

Als Mentorin und Coach für Virtuelle Assistenten ist es mir wichtig, dass VAs wirtschaftliche Preise erhalten und gut von ihrem Business leben können. Niemand sollte unter seinem Wert bezahlt werden. 

Nichtsdestotrotz gibt es Aufgaben und Tätigkeiten, die günstiger sind. Ich habe mal eine Virtuelle Assistentin für eine Adressenrecherche gesucht. Für diese Tätigkeit brauchte es keine Vorkenntnisse. Eine der Bewerberinnen wollte für diese Aufgabe einen Stundensatz von 75,- Euro.

An dieser Stelle muss ich sagen, dass es in meinem Augen keine Rechtfertigung für diesen hohen Stundensatz bei diesem Auftrag gibt. Ich gehe davon aus, dass die Kunden einer Bewerberin absagen, wenn der Preis unpassend ist und nicht in Relevanz mit dem Ergebnis steht. 

So vermeidest du diesen Fehler

• Erstelle eine sinnvolle Preiskalkulation
• Recherchiere Marktpreise
• Biete Pauschalpreise an
• Vermeide wenn möglich Stundensätze
• Spezialisiere dich, um höhere Preise rechtfertigen zu können

Fehler Nr. 15: Absender Name in E-Mail

Stelle sicher, dass dein vollständiger Name als Absender einer E-Mail erscheint und nicht deine E-Mail Adresse.

Wenn als Absender die E-Mail Adresse angezeigt wird, wirkt das unprofessionell und nicht vertrauenserweckend. 

Fehler Nr. 16: Private E-Mail Adresse nutzen

Als ich mal eine Virtuelle Assistentin für meine Kundin gesucht habe, erhielt ich eine Bewerbung von der E-Mail Adresse suesse8547@hotmail.de.

Diese Absenderadresse hat mir zwar ein Schmunzeln beschert aber es wirkt leider total unprofessionell. Wenn du geschäftliche E-Mails versendest, dann achte darauf, dass du ein geschäftliches Postfach mit einer professionellen E-Mail Adresse nutzt. Private E-Mail Adressen eignen sich nicht für Bewerbungen.

So vermeidest du diesen Fehler

• Richte dir eine professionelle E-Mail Adresse ein
• Verwende keine Fantasienamen (es sei denn, es ist dein Firmenname)

Fehler Nr. 17: Freemailer nutzen

Verwende keine Freemailer wie web.de, gmx.de, t-online.de, freenet.de, yahoo.com, homtail.com.

Diese Anbieter werden eigentlich nur im privaten Bereich verwendet. Als geschäftliche E-Mail Adresse solltest du entweder eine Gmail Adresse haben oder - noch besser - eine E-Mail Adresse über deine eigene Domain. Das wirkt professioneller und vertrauenswürdiger. 

Fehler Nr. 18: Irrelevante Informationen

Manche Bewerbungen sind mit zu vielen irrelevanten Informationen versehen. Manche nennen ihr privates Engagement in Vereinen, ihre ehrenamtliche Tätigkeit, ihren Familienstand, etc. 

Ja es mag sein, dass wir in der Schule gelernt haben, dass wir zeigen sollen, wenn wir uns für die Gesellschaft einsetzen oder einen Einblick in unseren Familienstand gewähren sollen. Aber Bewerbungen als Virtuelle Assistenz unterscheiden sich nun mal von klassischen Bewerbungen.

So machst du es besser

• Füge nur Informationen bei, die einen Bezug zum Kunden oder zum Auftrag haben
• Erwähne nur Dinge, die für deinen Kunden einen Vorteil bieten

Fehler Nr. 19: Zu viele Formatierungen

Ich habe nichts gegen Formatierungen und sinnvolle Formatierungen sorgen für eine einfache Lesbarkeit. Aber einige Virtuelle Assistenten übertreiben es mit der Formatierung und nutzen zu viele unterschiedliche Schriftgrößen, Schriftfarben und Schriftarten.

Damit werden die E-Mails leider unübersichtlich und wirken sehr unstrukturiert.  Auch der Einsatz von Emojis sollte sparsam betrieben werden. Ein paar Emojis oder Sonderzeichen - insbesondere wenn sie eine einfache Lesbarkeit und das Querlesen bieten - sind in Ordnung. Aber sämtliche Formatierungen und Sonderzeichen sollten sparsam verwendet werden. 

So machst du es besser

• Verwende einheitliche Schriftart und -farbe
• Schriftgröße kann variieren wenn es der Formatierung dient (z. B. bei Überschriften)
• Nutze Fettdruck für Hervorhebungen

Fehler Nr. 20: Kunde nicht im Mittelpunkt

Einige Virtuelle Assistenten heben in Bewerbungen nur sich selbst hervor und zeigen ausschließlich ihre eigenen Stärken und Fähigkeiten.

Meiner Ansicht nach reicht das nicht aus, um Kunden von sich zu überzeugen. Es kann dir passieren, dass sich der Kunde "nicht richtig abgeholt" fühlt wenn du nur über dich sprichst. Versuche eine Verbindung zwischen deinen Fähigkeiten und dem Kundenvorteil herzustellen. 

So machst du es besser

• Überlege, wie du deine Stärken zum Vorteil für deinen Kunden präsentieren kannst
• Denke bei jedem Satz/Wort an den Kunden
  (Stell dir die Frage "Was bringt diese Stärke/dieses Talent dem Kunden für einen Nutzen?")

Kundengewinnung für Virtuelle Assistenten

Nun kennst du die häufigsten Fehler, die Virtuelle Assistenten bei der Bewerbung machen.

Diese Fehler zu vermeiden reicht aber nicht aus, damit deine Kundengewinnung ab jetzt erfolgreich funktioniert. Da gehört noch ein Bisschen mehr dazu. Das eigene Angebot erfolgreich zu verkaufen ist mehr als nur Fehler zu vermeiden. Erfolgreiche Kundengewinnung für Virtuelle Assistenten basiert auf mehreren Faktoren.

Du musst wissen, wo du deine Kunden findest

Es gibt eine Vielzahl an Optionen, wo sich deine Kunden befinden. Stelle dir die Frage, wo deine Kunden sind. Triffst du sie eher online oder offline an. Wenn online: Nutzen sie Social Media und müsstest du demnach auf deren Social Media Plattformen sichtbar werden. Oder sind sie lieber auf offline auf Events und Messen? Finde heraus, wo deine Kunden sind. Sonst wirst du es nicht schaffen, deine potentiellen Kunden zu finden und mit deinem Angebot anzusprechen. 

Lerne, dich zu verkaufen

Du musst lernen, dein eigenes Angebot für potentielle Kunden überzeugend darzustellen. Erstelle dir für deine Website und deine Social Media Aktivitäten überzeugende Verkaufstexte. Denn als Virtuelle Assistentin verkaufst du eine Dienstleistung. Finde die richtigen Worte, um dich wirkungsvoll zu präsentieren. Deine Texte und die Präsentation deines Angebotes müssen bei deinen Kunden einen Haben-Wollen-Effekt erzeugen.

Eigne dir das richtige Mindset an

Als Virtuelle Assistentin bist du keine Angestellte, sondern eine selbständige Dienstleisterin. Das Mindset ist für beide Bereiche unterschiedlich. Eine Angestellte hat eine ganz andere Haltung zu ihrem Job und ihrer Karriere wie eine Selbständige. Das macht sich auch in deiner Kundengewinnung bemerkbar.