Was ist eine Virtuelle Assistenz?
Eine Einführung in die Aufgaben, Vorteile und behördliche Grundlagen einer Selbständigkeit als Virtuelle Assistentin
Informiere dich in diesem Beitrag ausführlich über den Zukunftsberuf Virtuelle Assistenz, der dir ein flexibles Leben ganz nach deinen Wünschen ermöglicht.
Hier erfährst du, welche Aufgaben du als Virtuelle Assistentin übernehmen kannst und welche Voraussetzungen du dafür brauchst.
Und bevor es zu Missverständnissen kommt: Es geht in diesem Beitrag nicht um digitale Sprachassistenten wie Alexa, Siri und Co., die ebenfalls als Virtuelle Assistenz bezeichnet werden.
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Berufsbild Virtuelle Assistenz
Einführung und allgemeine Infos
Der Beruf Virtuelle Assistenz (Abkürzung: VA) kommt ursprünglich aus den USA. Dort gibt es seit knapp 30 Jahren Virtuelle Assistenten. Auch im deutschsprachigen Raum werden Virtuelle Assistenten, die Unternehmen und Einzelunternehmer unterstützen, immer beliebter und bekannter.
Ein Virtueller Assistent oder eine Virtuelle Assistentin ist eine selbständige Dienstleisterin, die durch bestimmte Aufgaben ihre Auftraggeber unterstützt und für ihre geleistete Arbeit eine Rechnung ausstellt. Die übernommenen Aufgaben führt die Virtuelle Assistenz digital über das Internet durch. Auftraggeber und Virtuelle Assistenz sind räumlich und örtlich voneinander getrennt, der Auftraggeber muss der Virtuellen Assistenz keine gemeinsamen Arbeitsräume oder einen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen. Für die Kommunikation stehen unterschiedliche Werkzeuge wie E-Mail, Videokonferenzen, Telefonate oder Messenger wie Slack zur Verfügung.
Aufgaben und Tätigkeiten einer Virtuellen Assistentin
Der große Vorteil am Berufsbild der Virtuellen Assistenz ist, dass du selbst entscheiden kannst, welche Aufgaben und Services du anbieten möchtest. Das Angebot der Dienstleistung richtet sich nach Qualifikation, Erfahrung und Kompetenz. Zu den klassischen Aufgaben zählen:
Fähigkeiten und Kenntnisse, die du als Virtuelle Assistentin brauchst
Der Aufgabenbereich einer Virtuellen Assistenz ist sehr vielfältig und richtet sich danach, was du für Fähigkeiten und Kenntnisse hast. Diese lassen sich mit Weiterbildungsmaßnahmen wie Onlinekurse, Praktika, Bücher und Tutorials jederzeit erweitern. Die meisten VAs starten - sofern sie keine Spezialkenntnisse haben - mit einfachen Tätigkeiten wie Backoffice, Recherche oder Dateneingabe.
Grundvoraussetzung ist ein souveräner Umgang mit einem PC und eine Internet-Affinität. Darüberhinaus sind das die wichtigsten Voraussetzungen, die du mitbringen solltest, wenn du dich für den Beruf der Virtuellen Assistentin entscheidest:
Starte einfach!
Du kannst dir jede Dienstleistung durch Onlinekurse, Bücher und Anleitungen beibringen. Das Netz bietet dir unendlich viele Weiter- und Fortbildungen.
Verdienst als Virtuelle Assistentin und behördliche Fragen
Musst du als Virtuelle Assistentin ein Gewerbe anmelden und Steuern zahlen?
Dein Verdienst als Virtuelle Assistentin
Die Preise von Virtuellen Assistenten sind je nach Qualifikation, Erfahrung und angebotener Dienstleistung unterschiedlich. Zum Start als Virtuelle Assistenz solltest du dir Gedanken darüber machen, wie hoch deine monatlichen Fixkosten sind, wie hoch dein Umsatzziel ist und wieviel Stunden du arbeiten kannst. Aus dieser Kombination kannst du dir ausrechnen, wieviel du mindestens verdienen musst, um deine Kosten zu decken und deine Umsatzziele zu erreichen. Als Richtwert sollten es mindestens EUR 35,00 pro Stunde sein. Je nach Angebot und Fähigkeiten kannst du bis zu EUR 85,00 pro Stunde verdienen.
Gewerbeanmeldung und Steuern
Grundsätzlich musst du als Virtuelle Assistentin in Deutschland ein Gewerbe anmelden. Als Virtuelle Assistentin bist du keine Freiberuflerin, auch wenn einige Tätigkeiten aus der Virtuellen Assistenz in die freiberufliche Tätigkeit im steuerlichen Sinne gemäß § 18 EStG fallen. Bei der Frage: muss man als Virtuelle Assistenz ein Gewerbe anmelden oder ist man Freiberufler kommt es darauf an, was du als Virtuelle Assistentin für Tätigkeiten ausübst.
Als Virtuelle Assistentin musst du Steuern wie Einkommensteuer und ggf. Gewerbesteuer bezahlen. Je nachdem, ob du Kleinunternehmer bist oder nicht, fällt auch Umsatzsteuer an.
Win-Win
Die Virtuelle Assistenz bringt nicht nur dir enorme Vorteile, sondern auch den Auftraggebern. Lass uns mal einen Blick auf die Vorzüge für beide Seiten werfen!
Die Vorteile der Virtuellen Assistenz
Das haben deine Kunden davon, wenn sie dich beauftragen
Zeit gewinnen
Für Auftraggeber bringt die Zusammenarbeit mit Virtuellen Assistenten zahlreiche Vorteile. Der größte Vorteil ist, dass unsere Kunden durch das Outsourcing wertvolle Zeit zurückgewinnen. Weitere Vorteile sind:
Optimale Unterstützung
Die Zusammenarbeit mit Virtuellen Assistenten bringt den Kunden die größtmögliche Flexibilität. Gerade für diejenigen, die sich keine festen Mitarbeiter leisten können, ist eine VA die optimale Unterstützung.
Deine Vorteile als Virtuelle Assistentin
Warum sich eine Selbständigkeit für dich lohnt
Die Virtuelle Assistenz hat nicht nur Vorteile für Kunden und Auftraggeber. Auch du als Virtuelle Assistentin genießt zahlreiche Vorteile und Vorzüge. Gute Gründe, um dich als Virtuelle Assistenz selbständig zu machen sind:
Für ein rechtssicheres Business
Was du als Virtuelle Assistentin zum Datenschutz (DSGVO) beachten musst und welche Verträge du brauchst.
Datenschutz und Verträge
Stell dein VA-Business rechtssicher auf
Ich gehe davon aus, dass du deine Selbständigkeit als Virtuelle Assistentin professionellen aufbauen möchtest - sonst wär's ja ein Hobby. Dazu gibt es entsprechende Voraussetzungen, die du erfüllen musst, damit dein Business auch rechtssicher ist. Mit der richtigen Vorbereitung wirst du von deinen potentiellen Kunden als seriöse Geschäftsfrau wahrgenommen. Und zu einer guten Vorbereitung gehören auch rechtssichere Verträge.
Die zwei wichtigsten Verträge, die du brauchst
Meine Empfehlungen:
Allgemeine Geschäftsbedingungen
Für die Zusammenarbeit mit deinen Kunden ist gesetzlich gesehen kein Vertrag notwendig - sofern du keine Daten verarbeitest. Nichtsdestotrotz empfehle ich dir schriftliche Vereinbarungen zu treffen.
Statt eines Vertrags solltest du jedoch Allgemeine Geschäftsbedingungen verwenden. AGB sind für eine Vielzahl von Fällen anwendbare Vertragsbedingungen, die du festlegst und deinen Kunden aushändigst. Der Vorteil gegenüber eines Vertrags ist, dass die AGB sozusagen deine Spielregeln sind und dass deine Kunden daran nichts verändern können oder ein Mitspracherecht haben.
Die für Virtuelle Assistenten am besten geeigneten AGB sind die von Rechtsanwältin Sabrina Keese-Haufs. Diese AGB wurden speziell für VAs vorformuliert - und zwar bewusst einfach und verständlich gehalten.
Auftragsverarbeitungsvertrag
Als Virtuelle Assistentin musst du nach Art. 28 DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag für deine Kunden anbieten. In diesem musst du u.a. regeln, wie genau du die Daten deiner Kunden behandelst und sie schützt. Im Zusammenhang mit diesem Vertrag muss du noch eine Reihe weiterer Dokumentationen vornehmen, die in diesem Paket für dich vorbereitet wurden.
Dieses Bundle gibt dir die Werkzeuge und Anleitungen, die du brauchst, um dich in der Zusammenarbeit mit deinen Kunden sicher und professionell aufzustellen.
Das ist die Komplettlösung mit allen erforderlichen Dokumenten, Vorlagen und Tutorials zur direkten Umsetzung - ebenfalls von der renommierten Rechtsanwältin Sabrina Keese-Haufs.
Deine nächsten Schritte
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