In 3 Schritten: So wird dein Kundengespräch als Virtuelle Assistenz ein voller Erfolg

Kundengewinnung | 07/05/2024

Du hast dich als Virtuelle Assistentin bei einem potentiellen Kunden vorgestellt und jetzt steht ein Erstgespräch an? Es ist völlig normal, dass du ein wenig aufgeregt bist und dich fragst, was du im Kennenlerngespräch sagen sollst. Welchen Fragen musst du stellen?

Du möchtest kompetent und selbstsicher wirken und Professionalität ausstrahlen. Und am Ende des Gesprächs willst du natürlich, dass der Kunde sagt "Du hast mich überzeugt, ich möchte mit dir zusammenarbeiten!" 

Als Virtuelle Assistenz im Kundengespräch überzeugen

Doch wie schaffst du es im Kundengespräch zu überzeugen? Was kannst du tun, damit der Kunde bereits im Gespräch merkt, dass du die richtige Virtuelle Assistentin für die Position bist?

Nachdem ich selbst in meiner bisherigen Karriere als Virtuelle Assistentin über 75 Kundengespräche geführt habe, habe ich eine eigene Strategie entwickelt: Die Kunden-Knacker-Taktik. Diese Taktik besteht aus 3 Schritten - besser gesagt aus 3 Phasen. Und diese Phasen werde ich dir heute verraten.

Was ist ein Kundengespräch?

Ein Erstkundengespräch, auch als Erstgespräch oder Kennenlerngespräch bezeichnet, ist das erste Treffen zwischen dir als Virtuelle Assistenz und einem potenziellen Kunden. In diesem Gespräch haben beide Seiten die Möglichkeit, sich kennenzulernen, Informationen auszutauschen und die Möglichkeit einer zukünftigen Zusammenarbeit zu prüfen. Während des Erstkundengesprächs können üblicherweise die Bedürfnisse des Kunden besprochen, Fragen geklärt und erste Einblicke in die potenzielle Zusammenarbeit gegeben werden. Es dient oft dazu, festzustellen, ob die Chemie zwischen euch beiden stimmt und ob deine Dienstleistungen den Bedürfnissen des Kunden entsprechen.

Schritt 1: Du musst als Virtuelle Assistenz deine Erstgespräche üben

Jetzt stelle ich eine überraschende These auf: Dein erstes Kennenlerngespräch mit einem potentiellen Kunden wird vermutlich in die Hose gehen. Hinterher wirst du dir denken "hätte ich nur dies und jenes gesagt oder Frage xy gestellt".

Die ersten Kennenlerngespräche darfst du vermasseln, es ist völlig ok.

Du wirst im Laufe der Zeit erfahrener, routinierter und sicherer im Umgang mit potentiellen Kunden im Zoom Call.

Ganz ehrlich: So ein Kennenlerngespräch über Zoom ist am Anfang ein seltsames Gefühl. Du sitzt vor dem Bildschirm und sprichst mit einer dir völlig fremden Person. Und dieser Person musst du etwas verkaufen (deine Dienstleistung).

Natürlich verhaspelst du dich, bist nervös und unsicher.

Deshalb ist es wichtig, dass du viele Kennenlerngespräche führst. Gerade in deiner Anfangszeit solltest du versuchen, so viele Erstgespräche wie möglich zu bekommen.

Dabei geht es gar nicht darum, all die potentiellen Kunden zu überzeugen, sondern um deine Weiterentwicklung. Ich verspreche dir, dass du spätestens bei deinem fünften Gespräch viel selbstsicherer bist und das Gespräch mit Leichtigkeit meistern wirst.

Schicke deine Angebote an so viele potentielle Kunden wie möglich. Dein Ziel - gerade in der Anfangszeit deiner Selbständigkeit als Virtuelle Assistentin - ist es, so routiniert wie möglich in der Kundenakquise zu werden. Je häufiger du ein Gespräch führst, desto souveräner wirst du darin.

Kundengspräch Virtuelle Assistenz

Schritt 2: Die Vorbereitung auf dein Kundengespräch

Bevor du ein Erstgespräch mit einem potentiellen Kunden führst, musst du dich ordentlich vorbereiten.

Schau dir die Website des Kunden an. Rufe die Social Media Kanäle auf. Wirf einen Blick auf die Instagram Storys und Highlights. Sauge so viel Informationen auf, wie nur möglich.

Du bekommst dadurch einen super Einblick in die aktuellen Projekte, Angebote und Themen.

Aber eine Sache ist noch viel wichtiger, wie der Überblick über das Geschäftliche.

Finde bei deiner Recherche eine Gemeinsamkeit zwischen der Person und dir. Was verbindet euch? Wo gibt es Ähnlichkeiten? Diese Erkenntnisse kannst du im Gespräch nutzen, um eine persönliche Verbindung aufzubauen.

Lege dir ausserdem zurecht, wie deine Arbeit den Kunden entlastet. Du musst diesen Gedanken ausformulieren, damit du im Gespräch deinen Service selbstsicher verkaufen kannst. Beispiele:

  • Ich erstelle dir einen Redaktionsplan, so dass wir immer ausreichend Content-Ideen für Instagram haben. Dadurch kannst du kontinuierlich auf Instagram posten, was für deinen Wachstum total wichtig ist.
  • Ich prüfe jeden Vormittag und jeden Nachmittag dein Postfach, so dass deine Kunden und Interessenten nie lange auf eine Antwort warten müssen. Dadurch hast du zufriedenere Kunden aber gleichzeitig keinen Druck, ständig ins Postfach schauen zu müssen.
  • Ich erstelle deine Landingpages nach meinem bewährten System, so dass deine Seitenbesucher sich fleißig eintragen und wir dein nächstes Webinar mit echten Interessenten füllen.

Überlege dir also genau, was du sagen willst. Wie entlastest du den Kunden und was machst du dabei anders, als alle anderen? Es geht um die Vorteilskommunikation.

Lerne, wie du die Vorteile deine Arbeit für deine Kunden formulierst. Vorteilskommunikation ist die Art und Weise, was du als Virtuelle Assistentin sagst oder schreibst, um die Vorteile deiner Dienstleistung hervorzuheben. Im Wesentlichen geht es darum, die positiven Aspekte deiner Arbeit zu betonen, um das Interesse deiner Zielgruppe zu gewinnen. Die Vorteilskommunikation ist ein wichtiger Bestandteil, um potenzielle Kunden zu überzeugen und zu gewinnen.

Einfach gesagt: Du musst deinen Kunden klarmachen, welchen Vorteil sie haben, wenn sie mit dir zusammenarbeiten. Wie sich ihr Leben dadurch verbessert. Deshalb ist es ja so wichtig, dass dir bewusst ist, welche Probleme, Herausforderungen, Wünsche, Ziele und Träume deine Kunden haben.

Du bist diejenige, die deine Kunden aus dem Regenzustand ️in den Sonnenzustand bringt. Dieser Punkt ist der wichtigste in der Vorbereitung auf ein Kundengespräch. 

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Schritt 3: Mach dir einen Plan für dein Kundengespräch als Virtuelle Assistenz

Im Gespräch selbst hast du nun einen konkreten Plan.

Zunächst einmal beginnst du damit, dass du deinen potentiellen Kunden darum bittest, etwas über sich und sein Business zu erzählen. Menschen reden gern über sich und über ihr Geschäft. Frage auch, warum die Person ihr Business gestartet hat. Was war ihr "Warum" und was ist ihre Mission. Damit stellst du die Person und ihr Business ins Zentrum eures Gesprächs und zeigst echtes Interesse.

Stelle der Person im Anschluss Fragen wie:

  • Was sind deine größten Belastungen im Moment?
  • Was stresst dich aktuell am meisten?
  • Was würdest du von all dem als Erstes loswerden wollen?
  • Was sind deine Ziele im Business?

Zeige, dass dir die Person wirklich am Herzen liegt und du hier bist, um ihr zu helfen. Du bist nicht in dem Call, um Geld zu verdienen oder den nächsten Kunden zu knacken. Du bist hier, um dieser Person eine Last abzunehmen. Natürlich willst du die Person als Kunde gewinnen, aber du musst ihr das Gefühl geben, dass sie im Mittelpunkt steht.

Und jetzt kommt der Punkt, wo du dazu übergehst, deine Hilfe anzubieten. Nutze die Aussagen, die du in der vorherigen Phase bereits formuliert hast.

Sage nicht "Ich denke, ich kann dir bei xy helfen". (Beispiel: Ich denke, ich kann dir helfen, regelmäßig auf Instagram zu posten).

Sage stattdessen wie oben ausformuliert "Ich erstelle dir einen Redaktionsplan, den wir gemeinsam mit Content-Ideen füllen. Aus den Ideen erstelle ich die Beiträge und plane sie für dich ein. Meine Kunden bekommen alle ihren individuellen Vorlagen und passende Texte".

Es geht darum, dass du der Person deine Arbeitsweise erklärst. Dass sie sich konkret vorstellen kann, wie die Zusammenarbeit ablaufen wird. Je konkreter das Bild im Kopf deines Kunden über die Zusammenarbeit und Abläufe ist, desto eher bekommst du eine Zusage. 

Im besten Fall sagt die Person dann im Gespräch bereits zu und möchte mit dir zusammenarbeiten. Oder sie möchte ein wenig Zeit zum Überlegen.

In beiden Fällen kannst du schon mal in Aussicht stellen wie es weitergeht. Das heißt, deinen Onboarding Prozess erklären. 

Bonus-Tipp: Das Onboarding nach einem Kundengespräch als Virtuelle Assistenz

Gerade Kunden, die in der Zusammenarbeit mit Virtuellen Assistenten unerfahren sind, wissen nicht, was nach einer Zusage und Übereinkunft mit ihrer VA auf sie zukommt. Es ist daher wichtig, dass du in diesen Fällen die Führung übernimmst und deinen ganz persönlichen Onboarding Prozess anbietest. 

Dazu gehört auch die Frage nach geeigneten Verträgen und die Regelung des Datenschutzes (klicke hier für einen kostenlosen Datenschutz-Leitfaden für Virtuelle Assistenten).

Ich empfehle jeder Virtuellen Assistentin, sich ihre eigenen Verträge und Datenschutz Dokumente zu besorgen. Du hast dabei den Vorteil, dass die Verträge nach deinen Regeln und Bestimmungen gestaltet sind und du nicht irgendwelche fremden Verträge unterzeichnest, die du davor erst einmal gründlich prüfen musst.

Ausserdem finden es gerade unerfahrene Kunden sehr vorteilhaft, wenn ihr Virtuelle Assistentin gut vorbereitet ist und sie nicht auch noch Zeit aufwenden müssen, um den Papierkram zu erledigen. 

Teile deinen Kunden mit, wie es nach einer Zusage weitergeht. 

Sobald du mit deinen Kunden startest, brauchst du folgende Dokumente:

  • Vertrag über die freie Mitarbeit, Allgemeine Geschäftsbedingungen oder dein schriftliches Angebot und die schriftliche Annahme durch den Kunden (per E-Mail genügt)
  • Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO
  • Dokumentation von technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM) zur Datensicherheit
  • Vereinbarung zur Geheimhaltung / Wahrung der Vertraulichkeit

Dir fehlen die passenden Dokumente und Datenschutz-Verträge, um deinen Kunden ein professionelles und vor Allem ein rechtssicheres Onboarding zu bieten? 

Dann hol dir hier dein DSGVO-PAKET für Virtuelle Assistenten zum "sofort Loslegen".

Datenschutz leicht gemacht

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Versand der Verträge

Unterzeichne deine Verträge und sende diese deinem neuem Kunden zum Gegenzeichnen zu. In unserer virtuellen Zusammenarbeit geht das Ganze elektronisch. Du kannst deine Signatur in deiner Verträge mit dem Programm "Vorschau" an deinem Apple Gerät einfügen. Alternativ kannst du online Dienste wie www.docusign.com nutzen. 

Es ist jedoch nicht üblich, dass du deine Verträge ausdruckst, unterzeichnest und in Papierform deinen Kunden schickst. In der virtuellen Welt wird weitestgehend papierlos und elektronisch gearbeitet und demnach auch signiert. So können sich beide Parteien bequem ihre Ausfertigungen der Dokumente elektronisch (in PDF) auf ihrem Laufwerk ablegen.

Fazit: Kundengespräch als Virtuelle Assistenz meistern

Vorbereitung ist die halbe Miete. Starte deine Kundengespräche gut vorbereitet, indem du vor dem Gespräch den Kunden und dessen Business recherchierst. Überlege dir, welche Fragen du stellen möchtest. Dabei gibt es kein richtig oder falsch, es ist auch wichtig, was du vom Kunden erfahren möchtest. 

Verhalte dich nicht wie in einem klassischen Bewerbungsgespräch in einer Firma. Denk daran, dass du eine selbständige Dienstleisterin bist. Du suchst keine Anstellung und keinen Job. Du hast eine Dienstleistung im Angebot und möchtest deinem Gesprächspartner leidenschaftlich gern dabei helfen, im Business weiterzukommen. Du bist dabei eine Partnerin auf Augenhöhe und keine billige Arbeitskraft.

Sei nicht enttäuscht wenn ein Kundengespräch mal in die Hose geht. Du kannst aus jedem Gespräch ein Learning mitnehmen, neue Erkenntnisse gewinnen und dich für dein nächstes Gespräch mit einem potentiellen Kunden verbessern. 

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