Du bist als Virtuelle Assistenz tätig? Dann schreibst du sicher auch Rechnungen. Ab 2025 gibt es hier eine wichtige gesetzliche Änderung: Die elektronische Rechnung (kurz: E-Rechnung) wird eingeführt! Sie betrifft alle Unternehmer und Unternehmerinnen bei B2B-Geschäften.
Was du als Virtuelle Assistentin bei der Erstellung, beim Versand und Empfang von E-Rechnungen beachten musst, erfährst du in diesem Beitrag.
Was du als Virtuelle Assistenz zur E-Rechnung wissen musst
Die E-Rechnung ist ein Meilenstein in der Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung und der Geschäftswelt. In einigen Jahren werden E-Rechnungen unverzichtbar im täglichen Geschäftsverkehr sein.
Künftig gibt es klare Anforderungen an E-Rechnungen. Sie müssen in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und eingelesen werden, um eine automatisierte Bearbeitung zu ermöglichen.
Gemäß der EU-Richtlinie EN 16931 ist für den elektronischen Rechnungsaustausch das XML-Datenformat vorgesehen, das die automatische Weiterverarbeitung der Rechnungen erlaubt.
Die Verpflichtung zur Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen ist Teil des Wachstumschancengesetzes und gilt ab dem 01.01.2025. Allerdings sind Übergangsfristen vorgesehen, um die Umstellung zu erleichtern.
Wichtiger Hinweis: Eine Rechnung im PDF-Format ist keine rechtskonforme E-Rechnung. Diese kann nicht maschinell eingelesen werden, weil ein bestimmter XML-Datenssatz, welcher die relevanten Rechnungsdaten enthält, nicht integriert ist.
E-Rechnungen müssen also einer bestimmten Norm entsprechen und dürfen nicht mehr in Papierform oder als PDF versendet werden.
Wann tritt die E-Rechnung für Virtuelle Assistenten in Kraft?
Alle in Deutschland ansässigen Unternehmer und Unternehmerinnen im B2B-Bereich sind ab 1.1.2025 dazu verpflichtet E-Rechnungen einlesen und verarbeiten zu können. B2B bedeutet Business-to-Business, also Geschäftsbeziehungen zwischen zwei Unternehmen. Du als Virtuelle Assistentin bist eine Unternehmerin und deine Kunden und Kundinnen - sofern sie keine Privatperson sind - sind ebenfalls geschäftlich tätig. Demnach gehörst du zu dem Personenkreis, der von der E-Rechnungspflicht betroffen ist.
Es gelten Übergangsfristen für die E-Rechnungspflicht
Die Umstellung zur E-Rechnung bringt natürlich einen gewissen Umsetzungsaufwand mit. Daher hat der Gesetzgeber Übergangsfristen festgelegt. Du könntest bis zum 31. Dezember 2026 noch Papierrechnungen oder normale PDF-Rechnungen versenden. Dazu musst du allerdings die Zustimmung deiner Kunden und Kundinnen (Rechnungsempfänger) einholen.
Für 2027 gilt diese Regelung nur für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (Geschäftsjahr 2026) von unter 800.000 Euro.
Ab 01.01.2028 endet die Übergangsregelung und die neuen Anforderungen an die E-Rechnung sind dann zwingend für alle umzusetzen.
Da die E-Rechnung allerdings die gesamte Rechnungsverarbeitung vereinfacht, empfehle ich dir, pünktlich zum 1.1.2025 auf E-Rechnung umzustellen.
Welche E-Rechnungsformate gibt es?
Es gibt aktuell zwei Rechnungsformate, die dem geforderten europäischen Format einer E-Rechnung entsprechen: Das Rechnungsformat XRechnung und ZUGFeRD-Format. Das sind die wesentlichen Merkmale und Unterschiede dieser E-Rechnungsformate:
XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|
Standardisierte, elektronische Rechnung im XML-Format. Strukturierter Datensatz, der maschinell ausgelesen werden kann. Ist bereits seit dem Jahr 2020 verpflichtend bei Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung in Deutschland. | Das Format ZUGFeRD wurde entwickelt, da die XRechnung für Menschen schlecht lesbar ist. ZUGFeRD ist ein hybrides Format (PDF/A-3), bestehend aus einem sichtbaren PDF-Teil, in dem ein unsichtbarer, maschinenlesbarer XML-Teil eingebettet ist. |
Eingeschränkt in der Gestaltung. Markenfarben, gewünschte Schriftarten oder individuelles Design nicht möglich. | Sowohl von Menschen, als auch elektronisch (maschinell) lesbar. Die Rechnung kannst du an das Markendesign deines Unternehmens anpassen. |
Vorteile der E-Rechnung für Virtuelle Assistenten
Für dich und deine Kunden bietet die E-Rechnung erhebliche Vorteile. Diese sind:
Auch für deine Kundengewinnung ist es sicherlich von Vorteil, wenn du jetzt auf die Umstellung zur E-Rechnung vorbereitet bist. Dies zeigt, dass du professionell arbeitest und Verantwortung für dein Unternehmen übernimmst.
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Was du als Virtuelle Assistentin jetzt tun musst, um der E-Rechnungspflicht nachzukommen
Nutzt du bereits eine Software wie Papierkram, Lexware Office oder Fastbill, ist die Umstellung auf E-Rechnung nicht weiter dramatisch. Die Software-Anbieter sind bestens auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet und unterstützen dich mit Anleitungen und passenden Vorlagen.
Schreibst du deine Rechnungen noch mit Word, druckst sie aus oder verschickst sie als PDF, dann solltest du jetzt tätig werden und dich für eine passende Software entscheiden.
Nach Ablauf der Übergangsfristen bist du dazu verpflichtet, dein Unternehmen in die Digitalisierung zu führen. Als Selbständige hast du einfach gewisse Pflichten, welchen du nachkommen musst. Ausserdem hast du mit einer Software dein Unternehmen besser im Griff.
Du wirst als selbständige Virtuelle Assistentin nicht nur Rechnungen ausstellen, sondern auch Rechnungen empfangen. Durch die Einführung der E-Rechnung kommst du auch nicht mehr in Zahlungsverzug und riskierst Mahnungen.
Eine Umstellung auf eine E-Rechnungssoftware ist aus mehreren Gründen für dich als Virtuelle Assistentin von Vorteil.
