Virtuelle Assistenz: Die effektivsten Methoden zur Kundengewinnung

Kundengewinnung | 21/05/2023

Gewinne mehr Kunden als Virtueller Assistenz: Erfolgsstrategien, die du noch nicht kennst

Bist du Virtuelle Assistentin und auf der Suche nach den besten Möglichkeiten, um neue Kunden zu gewinnen und deine Karriere voranzubringen? Dann bist du hier genau richtig! In diesem Artikel werde ich dir exklusiv und erstmals die bisher geheim gehaltenen Strategien zur Kundengewinnung enthüllen. Ich habe tief in die Trickkiste gegriffen, um dir die effektivsten und besten Methoden zu präsentieren, die bisher noch niemand offenbart hat. Wenn du bereit bist, deine Unsichtbarkeit abzuschütteln und deine Kundenbasis nachhaltig auszubauen, dann lies weiter und entdecke die Geheimnisse erfolgreicher Kundengewinnung für Virtuelle Assistenten!

Nutze die Jobbörse auf Facebook "Virtuelle Assistenz suchen und finden"

Sicherlich kennst du meine kostenlose Jobbörse auf Facebook. Diese Gruppe mit mehr als 20.000 Mitgliedern ist eine deiner wichtigsten Anlaufstellen, wenn es darum geht Kunden und Aufträge zu finden. Insbesondere wenn du noch am Anfang stehst und erste Aufträge suchst. 

In dieser Gruppe kannst du auf zwei Arten Kunden gewinnen. Entweder du bewirbst dich direkt auf Jobs, die von Kunden in der Gruppe gepostet werden oder du nutzt die Gruppe, um dein Business bekannt zu machen.

Beide Möglichkeiten werden wir jetzt genauer ansehen. 

Wie du dich auf Jobs in der Gruppe bewirbst

Die Facebook Gruppe bietet für Auftraggeber und Kunden die Möglichkeit, eine offene Stelle oder einen Job auszuschreiben. Du als Virtuelle Assistenz kannst dich dann auf diesen Job bewerben, wenn dieser für dich in Frage kommt.

Dabei musst du aber einige Dinge beachten!

Auf manche Jobs melden sich bis zu 50 Virtuelle Assistenten. Da kann es ganz schön schwer werden, aus dieser Masse herauszustechen. Oft vergeben die Kunden den Job an die günstigste Virtuelle Assistentin.

Jedoch kommt es auch häufig vor, dass die Kunden eine Virtuelle Assistenz wählen, die die meiste Erfahrung hat, viele Referenzen vorweisen kann oder von anderen empfohlen wird.

Ein genaues Muster lässt sich nicht erkennen. Es gibt also mehrere Faktoren, die dazu führen, dass eine VA den Zuschlag erhält. 

Was du tun solltest, damit deine Chancen steigen

An dieser Stelle möchte ich dir verraten, was du selbst unternehmen kannst, um deine Chancen zu einem Erstgespräch eingeladen zu werden, zu erhöhen. 

Wenn du ein Gesuch entdeckst, das dich anspricht und du gern diesen Auftrag für dich gewinnen möchtest, dann musst du ohne Zeitverzögerung handeln.

Mobilisiere zunächst einmal ein paar Kontakte und frage sie, ob sie dich unter dem Beitrag markieren und somit eine Empfehlung für dich aussprechen können.  

Dazu solltest du deinen Kontakten den Link zum Beitrag senden und sie darum bitte, dass sie dich in den Kommentaren erwähnen (mit Markierung zu deiner Facebook Seite, Facebook Profil, Verlinkung deiner Website oder anderer Social Media Accounts!).

Du weißt nicht, wie du den Link zum Beitrag bekommst? Klicke im Beitrag auf das Datum, dann öffnet sich der Beitrag als separate Seite und du kannst dir die URL aus der Adresszeile deines Browser kopieren.

Kundengewinnung Virtuelle Assistenz

Klicke auf das Veröffentlichungsdatum im Beitrag

Kopiere die URL aus der Adresszeile und versende den Link an deine Kontakte

Deine "Bewerbung"

Genau genommen bewerben wir Virtuellen Assistenten uns nicht auf Ausschreibungen. Diese Formulierung passt nicht zu unserer Arbeitsweise. Wir sind Selbständige und versenden ein Angebot an einen potentiellen Kunden.

Aber der Einfachheit halber und zum besseren Verständnis schreibe ich "Bewerbung". 

Während dich also ein paar deiner Kontakte unter dem Beitrag empfehlen, bereitest du deine Bewerbung vor. 

Jetzt kommt ein ganz heißer Tipp: Versende keine PN (Nachricht im Messenger) an den potentiellen Kunden! Finde die E-Mail Adresse der Person heraus und versende eine E-Mail. Eine PN solltest du nur dann versenden, wenn die Person explizit eine wünscht oder du die E-Mail Adresse nicht herausfinden konntest. 

Eine PN - also eine Nachricht über den Facebook Messenger - ist eine Art der Kontaktaufnahme, die sich nicht für diese Zwecke eignet. Wenn du mit der Person nicht befreundet bist, dann landet deine Nachricht in einem Ordner, der Nachrichtenanfragen lautet. Dieser Ordner wird von den meisten Menschen  übersehen. Vermutlich wird deine Nachricht nie gelesen und du bekommst logischerweise keine Rückmeldung. 

Ausserdem kannst du in einer Nachricht keine ordentliche Formatierung vornehmen, es gibt keine Möglichkeit für einen Betreff und es wird super schwierig, damit aus der Masse herauszustehen. 

Die bessere Alternative ist, eine E-Mail zu verfassen. Mit einem überzeugenden und auffälligen Betreff kannst du hervorstechen, noch bevor der Kunde deine E-Mail geöffnet hat. Das steigert deine Chancen um ein Vielfaches!

Deine Starthilfe

Du möchtest Virtuelle Assistenz werden, doch du weißt nicht wie, wie du loslegen sollst?

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Was muss in deiner Bewerbung als Virtuelle Assistenz stehen? Die Einleitung:

Bitte beginne deine E-Mail nicht mit dem Satz "mit großem Interesse habe ich die Stellenausschreibung für die Position [Positionstitel] in der Facebook Gruppe Virtuelle Assistenz suchen und finden gelesen".

Diese Floskel ist veraltet, sagt nichts über dich aus, klingt total langweilig, unkreativ und verschwendet wertvollen Platz in deiner E-Mail. Den Kunden interessiert es nicht, wo du die Stelle gefunden hast. 

Die Einleitung deiner E-Mail ist der erste Eindruck und kann entscheidend sein, ob der Kunde weiterliest oder die E-Mail gleich wieder schließt. Versuche also das Interesse des Kunden zu wecken und falle positiv auf. 

Versuche deutlich zu machen, warum du dich für diesen Job vorstellst. Was reizt dich an diesem Job und warum bist du die richtige Person? Warum sollte der Kunde aus einer Vielzahl an Bewerbern dich wählen?

Ich weiß, dass diese Fragen nicht einfach zu beantworten sind. Das ist aber die Basis deines Business und diese Antworten solltest du immer wie aus der Pistole geschossen liefern können.

Weitere wichtige Inhalte deiner Bewerbung

Wenn du es schaffst, dass der Kunde nach deiner Einleitung weiterliest, dann hast du gute Chancen diese Person im weiteren Verlauf deiner E-Mail zu überzeugen.

Wichtig ist, dass du jetzt den Nutzen für den Kunden zeigst. Mache deutlich, was der Kunde davon hat, wenn er oder sie mit dir zusammenarbeitet. Welche Ergebnisse lieferst du dieser Person. Was ist die eine große Veränderung bzw. Verbesserung, die deine Arbeit für den Kunden bringt?

Zeige auch, warum du diese Ergebnisse bringst. Liegt es an deiner langjährigen Erfahrung (auch aus deinem bisherigen Arbeitsverhältnis), liegt es an deiner Persönlichkeit (weil du strukturiert, kreativ, innovativ, diszipliniert bist oder eine anderweitige Stärke hast)? Oder hast du eine entsprechende Weiterbildung gemacht und dadurch deine Kenntnisse erweitert? 

Diesen Kunden-Nutzen solltest du auch mit Referenzen belegen. Unter Referenzen verstehen wir entweder Testimonials oder bisherige Kundenarbeit. Wie du Testimonials einholst, erfährst du in diesem ausführlichen Leitfaden.

Was Kunden in deiner Bewerbung als Virtuelle Assistenz lesen wollen

Kunden wollen nicht lesen, wie toll du bist, wieviel Erfahrung du hast oder wie deine berufliche Laufbahn bisher aussah. Sie sind auch nicht an einem ausführlichen Lebenslauf interessiert.

Kunden wollen wissen, wie du es schaffst, dass ihr Problem gelöst oder ein entsprechendes Ziel erreicht wird. 

Beispiel: Ein Kunde sucht eine Virtuelle Assistenz für Instagram. Dann schreibst du nicht rein, dass du schon seit 2 Jahren Social Media Marketing machst, sondern du machst dem Kunden deutlich, wie du dafür sorgst, dass er oder sie eine aktive Community auf Instagram bekommt. Wie deine Arbeitsweise aussieht und was du in der Zusammenarbeit mit dem Kunden unternehmen kannst, damit er oder sie Follower gewinnt, die aktiv sind und von Followern zu Kunden werden. 

Natürlich sollst du deutlich machen, dass du toll bist aber immer nur im Zusammenhang, was deine tollen Eigenschaften dem Kunden für einen Vorteil bringen.

Software, Tools & Programme

Das Ressourcenportal für Virtuelle Assistenten

Auf dieser Seite findest du eine Übersicht über die Tools und Programme, die ich als Virtuelle Assistentin in meiner täglichen Arbeit nutze.

Tauche ein, finde die perfekten Tools für deine Arbeit und lass mich dir dabei helfen, deine Selbständigkeit laufend zu verbessern. Willkommen in der Welt der effizienten und erfolgreichen Virtuellen Assistenz!

Am Schluss kommen die harten Fakten

Achte darauf, dass deine Bewerbung nicht zu umfangreich wird. Die maximale Lesezeit sollte nur ein paar Minuten betragen. Ausserdem hast du die Möglichkeit, weitere Informationen über dich separat bereitzustellen. Füge ein Portfolio als PDF bei. Verlinke deine Website und deine Social Media Kanäle.

Besser noch: Erstelle dir eine professionelle E-Mail Signatur, die den Link zu deiner Website, zu deinen Social Media Seiten sowie deine E-Mail Adresse und Telefonnummer enthält.

Am Schluss deiner E-Mail schreibst du dem Kunden, wie er dich am besten erreicht, wann du für ein Gespräch zur Verfügung stehst und ab wann du mit der Zusammenarbeit starten kannst. 

Mach wirklich klar, dass du diesen Job willst und dass du dich sehr über eine Rückmeldung freust. 

Gestalte die Kommunikation für deine Kunden einfach und effizient

Versuche, die Dinge von Anfang an für die Person einfach und zeitsparend umzusetzen. Statt mehrmals hin- und herzuschreiben bis ein Termin für ein Kennenlerngespräch zustande kommt kannst du auch ein Terminbuchungstool einsetzen. Damit kann die Person ohne weitere Zeitverzögerung einen Termin bei dir buchen.

Den Link zu deinem Terminbuchungstool packst du selbstverständlich in deine E-Mail.

Alle Adressen (wie die zu deiner Website, Social Media, Arbeitsproben oder deine E-Mail) solltest du verlinken. Erwarte nicht, dass ein Kunde explizit händisch einen Link im Netz eingibt, um mehr Infos über dich zu erhalten. Alles sollte per Klick erreichbar sein.

Gestalte deinen gesamten Bewerbungsprozess so, dass der Kunden nach der E-Mail genau weiß, was zu tun ist. Die Person darf sich auf keinen Fall fragen müssen, was sie jetzt machen soll, damit ein Erstgespräch zustande kommt oder wie sie dich schnellstmöglich erreichen kann. 

So nutzt du die Gruppe, um dein Business bekannter zu machen

In erster Linie ist die Gruppe dazu geeignet, dass du dich wie oben beschrieben auf veröffentlichte Jobs bewirbst.

Du kannst aber auch die Gruppe dafür einsetzen, um dein Business bekannt zu machen und als Virtuelle Assistenz sichtbar zu werden. 

Nutze dazu den Sammelpost, der jeden Montag, Mittwoch und Freitag um 7:30 Uhr in der Gruppe veröffentlich wird. Dieser Sammelbeitrag ist nur für Virtuelle Assistenten, damit du dein Angebot zeigen oder deine freien Kapazitäten mitteilen kannst.

Dies ist der Beitrag:

Virtuelle Assistenz Kundengewinnung Sichtbarkeit

Die stillen Leser in der Gruppe

Wusstest du, dass viele Kunden gar keine Lust haben, einen Post zu schreiben und ein Gesuch zu veröffentlichen? Das liegt daran, dass die Kunden mit der eingehenden Vielzahl an Bewerbungen überfordert sind. Es kostet sie viel Zeit, die Bewerbungen zu sichten, mit den potentiellen VAs zu kommunizieren und dann aus der Masse jemanden auszuwählen.

Sie sind lieber als stille Leser in der Gruppe und kontaktieren explizit eine VA, die ihr Interesse weckt.

Deshalb ist es so wichtig, dass du dich unter diesem Sammelpost drei Mal pro Woche zeigst. Viele Kunden klicken auf den Beitrag und scrollen durch. Erweckt eine der VAs ihr Interesse, kontaktieren die Kunden diese VA selbst.

Mir wurde schon wiederholt von Virtuellen Assistenten berichtet, dass sie Kunden darüber gefunden haben bzw. der Kunde sie gefunden hat. Nur weil die VA unter dem Sammelbeitrag kommentiere und ihr Business vorstellte. 

Das solltest du tun: Erstelle dir einen überzeugenden Text und eine auffällige Grafik (z. B. ein Portfolio oder eine Art Flyer). Deinen Text postet du zusammen mit der Grafik regelmäßig unter dem Sammelbeitrag. Achte darauf, dass dein Text fehlerfrei ist und absolut überzeugt. Dies wird ab jetzt dein Aushängeschild in dieser Gruppe sein.

Wer nicht wirbt, der stirbt - das gilt auch für Virtuelle Assistenten

Wenn du nach einer Zeit als Virtuelle Assistentin ausgebucht bist, solltest du weiterhin diese Marketingmaßnahmen anwenden. Du solltest unter dem Sammelbeitrag Werbung für dich machen und dich von deinem Netzwerk unter Jobs aus deinem Bereich empfehlen lassen. Selbst wenn du keine neuen Jobs oder Kunden annehmen kannst. 

Es hat mehrer Gründe, warum du mit deinem Marketing nicht aufhören darfst:

Stell dir vor, du bist ausgebucht und ein Großkunde oder Großauftrag fällt weg und du musst jetzt in kürzester Zeit diese Lücke wieder füllen damit du keinen finanziellen Schaden trägst. Wenn du seit Monaten von der Bildfläche verschwunden bist und dich niemand auf dem Schirm hat fängst du mit deinem Marketing wieder von vorn an. 

Oder du möchtest dich neu positionieren und dir entsprechende Aufträge oder Kunden aus einem anderen Bereich suchen. Auch für diesen Fall wäre es besser, wenn du schon eine gute Reputation hast. 

Und wie sieht es überhaupt in ein paar Jahren aus? Ob du dann noch als Virtuelle Assistentin arbeitest oder vielleicht dein Business weiterentwickelt hast und nun dein Wissen weitergibst? Du kannst heute noch nicht einschätzen, wo dein Business in 5 oder 10 Jahren sein wird. Vielleicht erstellst du selbst Onlinekurse oder gibst deine Expertise in Coachings weiter. Egal wie sich dein Business entwickeln wird - du brauchst in jedem Fall ein großes Netzwerk, eine Community, die dich unterstützt und ein gewisses Maß an Bekanntheit und Sichtbarkeit. Und daran kannst du bereits heute arbeiten. 

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