Wie viel kannst du als Virtuelle Assistentin verdienen?

Kundengewinnung | 04/09/2023

Du hast den mutigen Schritt gewagt, dich als Virtuelle Assistentin (VA) selbstständig zu machen oder spielst mit dem Gedanken, diesen aufregenden Weg einzuschlagen.

Aber wir wissen alle, dass mit diesem Abenteuer auch viele Fragen und Unsicherheiten verbunden sind. Und eine der brennendsten Fragen, die jede VA beschäftigt, ist: "Wie viel kann ich eigentlich als VA verdienen?"

Ich verstehe dich nur zu gut! Zwischen den zahlreichen Meinungen und Informationen, die im Internet herumschwirren, ist es nicht leicht, den Überblick zu behalten. Viele VAs sind unsicher, wie sie ihren Preis kalkulieren sollen. Das ist völlig normal, und genau deshalb bin ich hier, um dir in diesem umfassenden Leitfaden Klarheit zu verschaffen.

In diesem Beitrag beschäftigen wir uns mit den verschiedenen Faktoren, die deinen Verdienst beeinflussen, bis hin zu bewährten Strategien zur Preisgestaltung und der Suche nach zahlenden Kunden – hier wirst du alles finden, was du wissen musst, um erfolgreich durchzustarten.

Deine Starthilfe

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Die Virtuelle Assistenz ist voll im Trend

Dieser vergleichsweise junge Berufszweig in Deutschland gewinnt zunehmend an Popularität. Dies liegt wahrscheinlich daran, dass es sich um eine der flexibelsten Arbeitsmöglichkeiten handelt, die derzeit verfügbar ist. Als Virtuelle Assistentin wählst du deinen Arbeitsplatz selbst und arbeitest ausschließlich online für dein Kunden. Trotz der vielen Vorteile der Selbstständigkeit bringt dieser Beruf auch einige Herausforderungen mit sich. Du musst als Virtuelle Assistenz eigenständig nach Jobs und Kunden suchen und deinen individuellen Stundensatz überzeugend begründen können. Genau hier beginnt die Schwierigkeit. Welchen Stundensatz sollst du für deinen Service nehmen? 

Begriffserklärung: Gehalt oder Einkommen als Virtuelle Assistenz

Zunächst möchte ich mit einem Irrtum aufräumen. Als selbständige Virtuelle Assistentin bekommst du kein Gehalt, es sei denn, du bist festangestellte Virtuelle Assistentin. In der Selbständigkeit verwendest du statt "Gehalt" den Begriff "Einkommen". Ein Gehalt bleibt jeden Monat konstant, während das Einkommen deinen tatsächlichen Verdienst spiegelt. Dein Verdienst setzt sich zusammen aus den geleisteten Stunden zu deinem persönlichen Stundensatz oder deine Pauschalbeträge. 

In diesem Beitrag findest du einen umfassenden Leitfaden zur Preisgestaltung für Virtuelle Assistenten (Stundensatz vs. Paketpreise).

Welche Faktoren beeinflussen deinen Verdienst als Virtuelle Assistenz?

Dein Stundensatz oder Pauschalpreis als Virtuelle Assistenz ist abhängig von vielen verschiedenen Faktoren. Hier sind die wichtigsten Faktoren, die deinen Verdienst als Virtuelle Assistentin beeinflussen: 

Qualifikationen, Erfahrung und Fachkenntnisse

Je mehr Erfahrung du als VA hast und je spezialisierter deine Fähigkeiten sind, desto höher kannst du in der Regel deine Preise gestalten. Kunden sind oft bereit, für Expertise und Qualität mehr zu zahlen. Deshalb lohnt es sich für dich, in Weiterbildungen zu investieren und dich regelmäßig weiterzuentwickeln. Du kannst problemlos einen höheren Preis fordern, wenn du Weiterbildungen vorweisen kannst. 

Art der Dienstleistungen

Die Art der Dienstleistungen, die du anbietest, kann sich auf dein Einkommen auswirken. Spezialisierte Dienstleistungen, wie zum Beispiel Buchhaltung, Grafikdesign oder E-Mail Marketing, können höhere Preise rechtfertigen als allgemeine administrative Aufgaben. Aufgaben wie Recherche oder Datenpflege setzen keine Fachqualifikationen voraus und werden entsprechend gering bezahlt. In diesem Bereich erreichst du mit 25,00 Euro meist schon die Höchstgrenze. 

Werden allerdings komplexe Aufgaben von Kunden an dich ausgelagert, bei welchen du beispielsweise IT-Kenntnisse benötigst oder Fachwissen vorweisen solltest, kannst du easy zwischen 65,00 Euro und 150,00 Euro verdienen. Es kommt immer auf die Komplexität der Aufgabenbereiche und die Ergebnisse für deine Kunden an. 

Marktnische

Der Markt, den du bedienst, kann einen Einfluss haben. In einigen Nischen gibt es eine höhere Nachfrage nach Virtuellen Assistenten und damit die Möglichkeit, höhere Preise zu verlangen. Kunden, die ein klassisches Onlinebusiness betreiben, arbeiten sehr häufig mit Virtuellen Assistenten zusammen. In diesem Bereich ist die Nachfrage sehr hoch. 

Ausserdem wird dein Verdienst auch häufig von der Zahlungsfähigkeit deiner Zielgruppe beeinflusst. Es gibt Zielgruppen, die über höhere Budgets verfügen und Zielgruppen, die nicht viel zahlen können. Achte bei deiner Zielgruppendefinition darauf, dass du dich auf eine zahlungskräftige Zielgruppe festlegst.

In diesem Instagram Beitrag teile ich meine eigenen Erfahrungen und verrate, mit welchen Kunden und Branchen ich gute Erfahrungen gemacht habe und welche Zielgruppen ich aus finanzieller Sicht vermeide.

Geografische Lage

Die Lebenshaltungskosten und wirtschaftlichen Bedingungen in deiner Region können die Preise beeinflussen. Virtuelle Assistenten in teureren Ländern und Städten haben oft höhere Stundensätze. Virtuelle Assistenten, die ortsunabhängig leben und ihren Aufenthalt in günstige Länder verlegen, können von Geoarbitrage profitieren - also von günstigen Lebenshaltungskosten. 

Allerdings solltest du in solch einem Fall darauf achten, dass du deinen Preis nicht zu niedrig ansetzt. Auch wenn du von günstigen Lebenshaltungskosten profitierst, schädigst du mit zu niedrig angesetzten Preisen dem Markt und machst es für deine Kolleginnen, die leider nicht die Möglichkeit auf Geoarbitrage haben, schwer, ihren marktüblichen Preis durchzusetzen. Bleib also fair und unterbiete nicht die Mindestgrenze der Stundensätze. 

Art der Preisgestaltung

Deine Preisstrategie, ob stundenbasiert, projektbasiert oder monatlich, hat Auswirkungen auf dein Gesamteinkommen. 

Kundenstamm

Die Anzahl und Qualität deiner Kunden kann erheblichen Einfluss auf dein Einkommen haben. Langfristige Kundenbeziehungen führen zu stabilen Einkommensströmen und bringen dir verlässliche Einnahmen. Ständig neue Kunden akquirieren zu müssen, würde dein Gesamteinkommen erheblich beeinflussen, da Kundengewinnung Zeit in Anspruch nimmt, die in der Regel unbezahlt ist. Es lohnt sich, einen langfristigen Kundenstamm mit wiederkehrenden Aufgaben aufzubauen. 

Marketing

Ein hochwertiger Auftritt - sei es auf deiner Website, in den sozialen Medien oder anderen digitalen Plattformen - hat einen erheblichen Einfluss auf die Art und Weise, wie potenzielle Kunden deinen Preis wahrnehmen. Achte darauf, dass du einen professionellen Eindruck vermittelst, der Vertrauen und Glaubwürdigkeit weckt. Dies kann sich positiv auf die Bereitschaft der Kunden auswirken, den von dir festgelegten Preis zu akzeptieren.

Arbeite kontinuierlich an einem konsistenten und ansprechenden Online-Auftritt. Dies schließt die Gestaltung und Funktionalität deiner Website ein, ebenso wie die Qualität und Relevanz deiner Inhalte in den sozialen Medien. Wenn du einen professionellen und verlässlichen Eindruck hinterlässt und konstant sichtbar bist, kannst du die wahrgenommene Wertigkeit deiner Dienstleistungen steigern und somit potenzielle Kunden dazu ermutigen, den von dir angebotenen Preis als angemessen und gerechtfertigt zu betrachten.

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Wie hoch ist denn jetzt der monatliche Verdienst als Virtuelle Assistenz?

Der monatliche Verdienst einer virtuellen Assistenz ist nicht ganz so einfach zu bestimmen. Bei der Kalkulation deines Stundensatzes musst du - wie du weiter oben gesehen hast - mehrere Faktoren berücksichtigen.

Deine Qualifikation und Erfahrung, die Komplexität der Aufgaben, die Nachfrage in deiner Nische, dein Aufenthaltsort, die Art deiner Kunden und Projekte nehmen Einfluss auf deinen Preis. 

Insbesondere die Erfahrung ist ein wichtiger Faktor. Wenn du gerade erst startest und deine ersten Kunden suchst, wird es schwer, einen Stundensatz von über 50,00 Euro zu verlangen. Insbesondere, wenn du kaum fachliche Qualifikationen vorweisen kannst und als Quereinsteigerin beginnst. Realistisch sind eher Stundensätze zwischen 20,00 Euro und 35,00 Euro.

Je mehr fachliche Fähigkeiten du als Virtuelle Assistentin anbieten kannst und je gefragter deine Fertigkeiten und Kenntnisse sind, desto höher ist auch dein Stundensatz. 

Profi-Tipp: Als Selbständige muss dein monatlicher Umsatz wesentlich höher sein, als dein Netto-Gehalt, das du im Angestelltenverhältnis beziehst. Von deine Einnahmen musst du Einkommensteuer und ggf. Gewerbesteuer an das Finanzamt abführen, deine Krankenversicherung bezahlen und deine Altersvorsorge bestreiten. 

Wie du deinen Preis als Virtuelle Assistenz kalkulierst

Bitte beachte, dass deine Einnahmen - das Geld auf deinem Konto - nicht komplett dir gehören. Alles, was du einnimmst, ist brutto. Du musst hiervon noch Steuern, Versicherungen und deine regelmäßigen Ausgaben bezahlen. Wir sprechen also von Umsatz. Das Geld, das nach allen Abzügen auf deinem Konto verbleibt, ist dein Gewinn.

Die Kalkulation deines angemessenen Stundensatzes als Virtuelle Assistentin erfordert eine sorgfältige Überlegung und Berücksichtigung verschiedener Faktoren. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Ermittlung deines Stundensatzes:

  1. Berechne deine Lebenshaltungskosten: Beginne damit, deine persönlichen monatlichen Lebenshaltungskosten zu ermitteln, einschließlich Miete oder Hypothek, Lebensmittel, Versicherungen, Transport und alle anderen monatlichen Ausgaben.
  2. Berücksichtige Geschäftsausgaben: Identifiziere alle Kosten, die mit deinem Business verbunden sind, einschließlich Büromiete, Software-Lizenzen, Marketingausgaben, Versicherungen und andere betriebliche Ausgaben.
  3. Ziele festlegen: Überlege, welche finanziellen Ziele du erreichen möchtest. Wie viel Gewinn möchtest du erzielen? Beachte dabei, dass du neben den Grundkosten auch für Steuern und unvorhergesehene Ausgaben vorsorgen solltest.
  4. Arbeitsstunden pro Woche: Schätze die Anzahl der Stunden pro Woche, die du tatsächlich arbeiten möchtest. Dies sollte realistisch sein, da Überarbeitung nicht nachhaltig ist.
  5. Berücksichtige unbezahlte Zeit: Denke daran, dass du als Selbständige Zeit für Marketing, Verwaltung, Buchhaltung, Kundenakquise und andere nicht bezahlte Aufgaben aufwenden musst. Schätze, wie viele Stunden pro Woche du voraussichtlich mit diesen Aufgaben verbringen wirst.
  6. Steuern und Sozialabgaben: Beachte die Steuern und Sozialabgaben, die du als Selbständige leisten musst. Diese können je nach Land und Region stark variieren.
  7. Gewünschter Gewinn: Füge deinem monatlichen Budget den gewünschten Gewinn hinzu. Dies ist der Betrag, den du neben den Lebenshaltungskosten und den betrieblichen Ausgaben erwirtschaften möchtest.
  8. Berechne den Stundenbedarf: Teile deine monatlichen Ausgaben (einschließlich Lebenshaltungskosten, Geschäftsausgaben, Steuern und Gewinn) durch die Anzahl der Arbeitsstunden, die du pro Woche arbeiten möchtest. Berücksichtige dabei die unbezahlte Zeit für nicht direkt abrechenbare Aufgaben.
  9. Runde auf: Runde den berechneten Stundensatz auf, um eine ganze Zahl zu erhalten. Bleib realistisch und stelle sicher, dass dein Stundensatz wettbewerbsfähig ist, während er gleichzeitig deine finanziellen Ziele deckt.
  10. Marktforschung: Vergleiche deinen Stundensatz mit den Preisen in deiner Branche, Spezialisierung und Region. Stelle sicher, dass dein Stundensatz marktfähig ist. Aber beachte auch, dass jede Virtuelle Assistentin eine unterschiedliche Ausgangssituation hat und jede von uns unterschiedliche Kosten zu decken hat.

Die Kalkulation des Stundensatzes ist ein fortlaufender Prozess. Du solltest deine Preise regelmäßig überprüfen und anpassen, insbesondere wenn sich deine Lebenshaltungskosten, deine betrieblichen Ausgaben oder deine Marktsituation ändern. Es ist auch ratsam, mit einem Steuerberater zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass du alle steuerlichen Verpflichtungen erfüllst.

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