Die ersten 10 Schritte zum Start als Virtuelle Assistenz

Gründung, Kundengewinnung | 07/08/2023

Als angehende Virtuelle Assistentin steht dir eine aufregende Reise bevor: Der Schritt in die Selbständigkeit! Du möchtest dein eigenes Business als Virtuelle Assistentin starten und erfolgreich als Freelancerin loslegen? Keine Sorge, ich bin hier, um dich auf dieser spannenden Reise zu begleiten. In diesem Leitfaden zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du als Virtuelle Assistentin erfolgreich in die Selbständigkeit startest.

Herausforderungen beim Start als Virtuelle Assistentin

Der Weg in die Selbständigkeit als Virtuelle Assistentin ist mit einigen Herausforderungen verbunden, aber lass dich davon nicht entmutigen. Diese Herausforderungen gehören auch zu den aufregendsten Aspekten der Selbständigkeit. 

Du bist bisher vermutlich immer nur in Festanstellung gewesen und hattest kaum Berührungspunkte mit der Selbständigkeit. Die Selbständigkeit hat einige signifikante Unterschiede zu einem Angestellten-Job. 

Wichtig ist vor allen Dingen eine Sache beim Start: Lass dich nicht aus der Ruhe bringen und arbeite alle Schritte der Reihe nach ab. Dieser Leitfaden ist dein Fahrplan mit den 10 wichtigsten Schritten bei deiner Unternehmensgründung.  

Schritt 1: Gewerbe anmelden für deine Selbständigkeit als Virtuelle Assistentin

Um deine Dienstleistungen als Virtuelle Assistentin anzubieten, ist der Gang zum Gewerbeamt und die Gewerbeanmeldung als Virtuelle Assistentin unvermeidbar.

Die Gewerbeanmeldung ist der Prozess, bei dem du dein Unternehmen offiziell beim zuständigen Gewerbeamt anmeldest. Dabei empfehle ich dir, im Voraus eine kurze Recherchen durchzuführen, um die spezifischen Anforderungen und Formalitäten deiner Region herauszufinden. In manchen Städten und Gemeinden ist die Gewerbeanmeldung auch online möglich, was den Prozess oft vereinfacht und beschleunigt.

Profi-Tipp: Google einfach mal die Begriffe "Gewerbeanmeldung" und "[deine Stadt oder Gemeinde]". Das für dich zuständige Gewerbeamt wird dich in seiner Onlinepräsenz darüber informieren, ob du dein Gewerbe online oder in Person anmelden musst.

Bevor du dich auf den Weg zum Gewerbeamt machst oder online das entsprechende Formular ausfüllst, solltest du dir Gedanken über die genaue Ausrichtung deiner Selbständigkeit als Virtuelle Assistentin machen. Gibt es eine spezifische Dienstleistung, auf die du dich spezialisieren willst und demnach dein Gewerbe unter dem Namen anmelden möchtest (z. B. Webdesignerin) oder willst du lieber eine allgemeine Definition wie "Online Bürotätigkeiten" o.ä. eintragen?

Im Rahmen der Gewerbeanmeldung erhältst du deinen Gewerbeschein, der dir die rechtliche Befugnis gibt, deine Dienstleistungen als Virtuelle Assistentin anzubieten.

Die Gewerbeanmeldung markiert den offiziellen Startpunkt deiner Selbständigkeit. Von hier aus kannst du deine unternehmerische Reise weiter fortsetzen und dich auf den Ausbau deines Kundennetzwerks, die Entwicklung deiner Fähigkeiten und die Verfeinerung deiner Angebote konzentrieren.

Die Gewerbeanmeldung ist ein unerlässlicher Schritt auf dem Weg zur Selbständigkeit als Virtuelle Assistentin. Sie stellt sicher, dass du deine Dienstleistungen legal anbieten kannst und legt den Grundstein für dein unternehmerisches Handeln. Nutze diesen Schritt als Chance, um dein Geschäftskonzept zu entwickeln und dich auf deine künftige Karriere als selbständige Unternehmerin vorzubereiten. 

Schritt 2: Beantrage eine Steuernummer für den Start als Virtuelle Assistentin

Du hast den zweiten wichtigen Schritt auf dem Weg zu deiner erfolgreichen Selbständigkeit als Virtuelle Assistentin erreicht! Als Selbständige benötigst du eine individuelle Steuernummer, um deine Einkünfte ordnungsgemäß zu versteuern. Diese wird dir vom Finanzamt erteilt. Auf dieser Seite kannst du herausfinden, welches Finanzamt für dich zuständig ist. 

Eine Steuernummer unterscheidet sich von der persönlichen Steueridentifikationsnummer, die du möglicherweise bereits hast. Die Steuernummer ist spezifisch für dein Unternehmen und wird für steuerliche Zwecke verwendet. 

Nur mit einer eigenen Steuernummer kannst du Rechnungen ausstellen und deine Dienstleistungen gegenüber Kunden und Geschäftspartnern korrekt abrechnen. Um Investitionen in dein Business zu tätigen, brauchst du ebenfalls eine Steuernummer.

Normalerweise informiert das Gewerbeamt dein zuständiges Finanzamt über die Anmeldung deines Gewerbes. Aufgrund dieser Info wird das Finanzamt tätig und schickt dir einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu. Dies kann mehrere Wochen dauern.

Profi-Tipp: Um den gesamten Prozess zu beschleunigen, kannst du dein Finanzamt kontaktieren und um die Übersendung des Fragebogens zu steuerlichen Erfassung bitten. Manchmal dauert es einfach sehr lange, bis das Finanzamt den Fragebogen verschickt. Verliere keine wertvolle Zeit und werde selbst tätig. Ruf einfach an! Dort arbeiten ja auch nur Menschen.

Was ist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung?

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist ein wichtiges Dokument, das von dir ausgefüllt werden muss, wenn du dich als Gewerbetreibende, Freiberuflerin oder Selbständige in Deutschland anmelden möchtest. Der Fragebogen enthält eine Vielzahl von Fragen zu deinen persönlichen und geschäftlichen Verhältnissen und dient dazu, die steuerlichen Pflichten und Einstufungen festzulegen.

In diesem Fragebogen werden grundlegende Informationen abgefragt, wie beispielsweise

  • deine persönlichen Angaben als Steuerpflichtige,
  • die Art des Gewerbes oder der selbständigen Tätigkeit,
  • der voraussichtliche Umsatz und Gewinn,
  • die gewählte Rechtsform deines Unternehmens und
  • die Art der Buchführung.

Je nach den Angaben im Fragebogen werden die steuerlichen Anmeldungen und Pflichten festgelegt, zum Beispiel die Anmeldung zur Umsatzsteuer oder zur Gewerbesteuer.

In diesem Fragebogen musst du angeben, ob du die Kleinunternehmerregelung wählst oder direkt mit der Regelbesteuerung starten möchtest. Die Entscheidungsgrundlage dabei ist dein Jahresumsatz. Dieser muss unter 22.000,- Euro im Kalenderjahr liegen, damit du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen kannst.

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung muss nur bei Neugründungen oder erstmaliger Selbständigkeit ausgefüllt werden. Wenn du bereits eine Steuernummer hast und beispielsweise eine zusätzliche Tätigkeit aufnimmst, müssen Änderungen in den steuerlichen Verhältnissen dem Finanzamt mitgeteilt werden. Hierfür gibt es in der Regel eigene Formulare, wie zum Beispiel das "Fragebogen zur steuerlichen Erfassung bei Aufnahme einer weiteren Tätigkeit".

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Schritt 3: Eröffne ein Geschäftskonto als Virtuelle Assistentin

Du solltest deine privaten Finanzen und geschäftliche Transaktionen trennen, um den Überblick über deine Einnahmen und Ausgaben zu behalten und eine korrekte Buchführung für deine Selbständigkeit zu gewährleisten.

Das Geschäftskonto dient als zentrale Anlaufstelle für sämtliche finanzielle Angelegenheiten deiner selbständigen Tätigkeit. Es ermöglicht dir, alle geschäftlichen Transaktionen, wie beispielsweise Einnahmen durch erbrachte Dienstleistungen und Ausgaben für berufliche Zwecke klar und übersichtlich zu erfassen. Dadurch wird die Buchhaltung erheblich vereinfacht, was nicht nur Zeit und Nerven spart, sondern auch dabei hilft, den finanziellen Überblick zu behalten.

Die Trennung von privaten und geschäftlichen Finanzen hat nicht nur organisatorische Vorteile, sondern auch steuerliche Relevanz. Eine klare Unterscheidung zwischen persönlichen und betrieblichen Ausgaben erleichtert die Ermittlung von geschäftlichen Aufwendungen und stellt sicher, dass du keine wichtigen Steuerabzüge verpasst. Dies trägt dazu bei, die steuerliche Transparenz zu gewährleisten und möglichen Steuerprüfungen gelassen entgegenzutreten.

Bei der Eröffnung deines Geschäftskontos hast du die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Banken und Kontotypen zu wählen. Achte bei deiner Auswahl auf kostenlose oder kostengünstige Kontoführungsgebühren, Online-Banking-Optionen und die Verfügbarkeit von Geschäftskreditkarten, falls du diese benötigst.

Bevor du dein Geschäftskonto eröffnest, solltest du deine Unterlagen vorbereiten, die die Identität und Legitimität deiner selbständigen Tätigkeit bestätigen. Dazu gehören in der Regel eine Kopie deiner Gewerbeanmeldung, ein Nachweis deiner Steuernummer, deine persönlichen Ausweisdokumente und gegebenenfalls weitere geschäftsspezifische Dokumente.

Profi-Tipp: Ich nutze als Geschäftskonto die N26 Bank. N26 ist eine bekannte Online-Bank mit Sitz in Berlin, Deutschland. N26 hat sich schnell zu einer beliebten Option für Kunden entwickelt, die eine digitale und benutzerfreundliche Banklösung suchen. Du kannst dein Konto über die N26 Mobile App verwalten, die eine intuitive Benutzeroberfläche und eine Vielzahl von Funktionen bietet. Für die N26 gibt es eine volle Empfehlung von mir!

Ich rate dir davon ab, einfach dein Privatkonto für deine geschäftlichen Angelegenheiten zu nutzen. Die meisten Banken haben in ihren Geschäftsbedingungen und Verträgen festgelegt, dass Privatkonten nur für persönliche Zwecke genutzt werden dürfen. Die Verwendung des Kontos für geschäftliche Transaktionen könnte gegen diese Vereinbarungen verstoßen. 

Im schlimmsten Fall kann dir deine Bank dein Konto kündigen und sogar das Guthaben auf deinem Konto einfrieren oder Vertragsstrafen von dir verlangen.

Schritt 4: Definiere ein Angebot als Virtuelle Assistentin

Jetzt ist es an der Zeit, dein Angebot genau zu definieren, was du als Virtuelle Assistentin deinen potenziellen Kunden zu bieten hast. Die Ausgestaltung deines Angebots ist extrem wichtig, denn sie wird maßgeblich dazu beitragen, die Aufmerksamkeit derjenigen anzuziehen, die nach einer Unterstützung durch eine kompetente und professionelle Virtuelle Assistentin suchen.

Beginne damit, dir einen Überblick über deine Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen zu verschaffen. Frage dich selbst, was du besonders gut kannst und was dich von anderen abhebt. Als Virtuelle Assistentin gibt es eine Vielzahl von Dienstleistungen, die du anbieten kannst, von administrativen Aufgaben über Social Media Management bis hin zu E-Mail Marketing und Kundenbetreuung. Identifiziere deine Stärken und Interessen, um ein Angebot zu gestalten, das dich nicht nur erfüllt, sondern auch deine Kunden begeistert.

Sei so konkret wie möglich bei der Beschreibung deines Angebots. Vermeide vage oder allgemeine Aussagen, sondern gehe ins Detail, um potenziellen Kunden einen klaren Eindruck von dem Mehrwert zu vermitteln, den du ihnen bieten kannst. Wenn du beispielsweise Social Media Management anbietest, erläutere, auf welchen Plattformen du tätig bist, welche Arten von Inhalten du erstellst, welche Strategien du anwendest und welche Erfolge du bereits erzielt hast.

Denke auch über den Umfang und die Preise deiner Dienstleistungen nach. Biete verschiedene Pakete oder Service-Optionen an, die den unterschiedlichen Bedürfnissen deiner potenziellen Kunden gerecht werden. Berücksichtige dabei nicht nur deine eigenen Kosten und Zeitaufwände, sondern auch den Mehrwert, den du deinen Kunden bringst. Eine transparente und faire Preisgestaltung schafft Vertrauen und ermöglicht es potenziellen Kunden, leichter eine Entscheidung zu treffen. Lies dazu auch meinen Beitrag "Preisgestaltung für Virtuelle Assistenten: Stundensatz vs. Paketpreise".

Zusätzlich zu deinem Angebot solltest du auch deine Zielgruppe genau definieren. Überlege dir, welche Art von Unternehmen oder Personen deine Dienstleistungen am meisten benötigen und ansprechen. Indem du deine Zielgruppe klar eingrenzt, kannst du deine Marketingbemühungen gezielter ausrichten und deine Kundenansprache optimieren.

Der Prozess der Angebotsdefinition erlaubt dir nicht nur, deine Dienstleistungen zu fokussieren und zu präzisieren, sondern ist auch eine Gelegenheit, dich selbst besser kennenzulernen und deine einzigartigen Talente hervorzuheben. Mit einem klaren und überzeugenden Angebot ziehst du nicht nur potenzielle Kunden an, sondern schaffst auch eine solide Grundlage für den erfolgreichen Start deiner Selbständigkeit als Virtuelle Assistentin. 

Profi-Tipp: Dein Angebot sollte aus Tätigkeiten bestehen, die dir Freude machen und die gefragt sind. Es gibt eine riesige Bandbreite an Aufgaben und Services für Virtuelle Assistenten. Eine hilfreiche Übersicht der Dienstleistungen für Virtuelle Assistenten findest du in diesem E-Book.

Schritt 5: Notwendige Verträge als Virtuelle Assistentin

In diesem Abschnitt setzen wir uns mit dem rechtlichen Aspekt und dem Datenschutz als Virtuelle Assistenz auseinander. Denn deine rechtliche Absicherung ist einerseits wichtig und anderseits zeigt es auch, dass du professionell arbeitest und dein VA-Business nicht nur als Hobby betreibst. By the way: Selbst wenn es nur ein Hobby wäre, brauchst du Verträge. Also lass uns gemeinsam anschauen, welche Verträge es gibt und welche du wirklich brauchst:

Dienstleistungsvertrag

Ein Dienstleistungsvertrag ist das Herzstück deiner Vereinbarungen mit deinen Kunden. Darin sollten die genauen Leistungen, die du als Virtuelle Assistentin erbringst, festgehalten werden. Dies beinhaltet den Umfang der Aufgaben, die Fristen, die Honorare, die Zahlungsbedingungen sowie Regelungen zu Stornierungen und Vertragskündigungen. Ein klarer und umfassender Dienstleistungsvertrag schützt sowohl dich als auch deine Kunden und sorgt für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit.

Auftragsverarbeitungsvertrag (Artikel 28 DSGVO)

Als Virtuelle Assistentin könntest du Zugriff auf sensible Daten deiner Kunden und deren Kunden haben, sei es Kundeninformationen, Firmendaten oder andere vertrauliche Informationen. Eine Datenschutzvereinbarung regelt den Umgang mit diesen Daten und verpflichtet dich dazu, die Daten streng vertraulich zu behandeln und alle gesetzlichen Datenschutzvorschriften einzuhalten.
Das kannst du durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag rechtlich korrekt regeln.

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist ein Vertrag zwischen zwei Parteien, wenn eine davon personenbezogene Daten im Auftrag der anderen verarbeitet. Dabei regelt der Vertrag die genauen Bedingungen und Pflichten, wie diese Daten verarbeitet werden dürfen und wie die Sicherheit der Daten gewährleistet wird.

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) ist ein Gesetz der Europäischen Union, das den Schutz personenbezogener Daten regelt. Der entsprechende Artikel 28 der DSGVO beschäftigt sich mit Auftragsverarbeitungsverträgen und legt fest, welche Bestimmungen in diesem Vertrag enthalten sein müssen, um den Datenschutz zu gewährleisten. Den kompletten Artikel kannst du hier nachlesen.

Sicher im Umgang mit Kunden Daten

Du versinkst im Datenschutz-Chaos? Dieser Guide bringt dir Klarheit! 

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Du kannst dich jederzeit mit einem Klick wieder abmelden. Meine E-Mails enthalten neben hilfreichen & kostenlosen Tipps und Inhalten auch Informationen zu meinen Produkten, Angeboten, Aktionen und zu meinem Unternehmen. Hinweise zum Datenschutz, Widerruf, Protokollierung sowie der von der Einwilligung umfassten Erfolgsmessung erhältst du unter Datenschutz.

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Artikel 30 DSGVO)

Ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten gemäß Artikel 30 DSGVO ist eine Art Liste, in der du alle wichtigen Informationen darüber festhältst, wie du personenbezogene Daten verarbeitest.

In diesem Verzeichnis stehen zum Beispiel:

  • Welche Daten genau verarbeitet werden (z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse).
  • Warum diese Daten verarbeitet werden (z. B. für die Kundenbetreuung oder für Marketingzwecke).
  • Wie lange die Daten gespeichert werden (z. B. für 2 Jahre oder unbegrenzt).
  • Wer Zugriff auf die Daten hat (z. B. bestimmte Mitarbeiter oder externe Dienstleister).
  • Wie die Daten geschützt und gesichert werden, damit sie nicht in falsche Hände geraten.

Dieses Verzeichnis ist wichtig, damit die Verantwortlichen (also du) nachweisen können, dass sie die Datenschutzbestimmungen einhalten und die personenbezogenen Daten sicher und verantwortungsvoll behandeln. Es ist eine Maßnahme, um die Rechte und Privatsphäre der Personen zu schützen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Vertraulichkeitsvereinbarung

Zusätzlich zum Auftragsverarbeitungsvertrag und dem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten musst du in einigen Fällen auch eine Vertraulichkeitsvereinbarung mit deinen Kunden und Auftraggebern unterzeichnen. 

Als Virtuelle Assistentin wirst du möglicherweise Zugriff auf personenbezogene Daten oder sensible Informationen deiner Kunden haben (z. B. Kundendaten, Geschäftspläne, Strategien oder andere vertrauliche Informationen). Deine Kunden vertrauen darauf, dass du diese Informationen vertraulich behandelst und sie nicht an Dritte weitergibst oder für andere Zwecke verwendest, als für die vereinbarten Dienstleistungen.

Deshalb ist es wichtig, eine Vertraulichkeitsvereinbarung mit deinen Kunden abzuschließen. Diese Vereinbarung legt schriftlich fest, dass du als Virtuelle Assistentin dazu verpflichtet bist, die Informationen, die du im Rahmen deiner Tätigkeit erhältst, vertraulich zu behandeln und nur für die vereinbarten Zwecke zu verwenden. Dadurch werden die Vertraulichkeit und Sicherheit der Daten gewährleistet.

Die Vertraulichkeitsvereinbarung schützt sowohl deine Kunden als auch dich selbst. Deine Kunden können sich darauf verlassen, dass ihre Informationen sicher sind und nicht in falsche Hände geraten. Gleichzeitig schützt dich die Vereinbarung davor, in rechtliche Schwierigkeiten zu geraten, falls es zu Verstößen gegen den Datenschutz oder unautorisierte Weitergabe von Informationen kommt.

Die Vertraulichkeitsvereinbarung ist ein wichtiger Bestandteil einer professionellen Zusammenarbeit zwischen dir und deinen Kunden. Sie schafft Vertrauen und zeigt, dass du verantwortungsbewusst mit den Informationen umgehst, die dir anvertraut werden. 

Profi-Tipp: Das Thema Verträge und Datenschutz können sehr überfordernd sein. Du möchtest einen Leitfaden, der dich sicher und einfach du die rechtlichen Aspekte deiner Selbständigkeit als Virtuelle Assistenz bringt? Dann melde dich zum kostenlosen Datenschutz-Webinar von Rechtsanwältin Sabrina Keese-Haufs an und erfahre den Unterschied zu AGB und Verträgen und was davon du wirklich brauchst. Du lernst, wie du mit AGB deine Kosten senken und deinen Umsatz erhöhst und wie ein Auftragsverarbeitungsvertrag für Virtuelle Assistenten aussieht.

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Die AGB sind eine Sammlung von standardisierten Vertragsbedingungen, die für alle deine Kunden gelten. Hierin werden beispielsweise Zahlungsbedingungen, Haftungsausschlüsse, Urheberrechte und sonstige rechtliche Aspekte festgehalten. Die AGB bieten eine einheitliche Grundlage für deine Zusammenarbeit mit verschiedenen Kunden. Sie sind sozusagen das Regelwerk für die Zusammenarbeit mit dir. 

Anwaltlich erstellte Verträge und AGB: Du möchtest rechtlich korrekte Verträge und AGB nutzen, die dich absichern und dafür sorgen, dass du als professionelle Dienstleisterin wahrgenommen wirst? Dann nutze das Vertragspaket für Virtuelle Assistenten von Rechtsanwältin Sabrina Keese-Haufs. Spare mit meinem Rabattcode 100,- Euro beim Kauf deines Vertragspakets. Gib bei deiner Bestellung einfach den Code FIDAN100 ein.

Schritt 6: Definiere ein Branding für deine Selbständigkeit als Virtuelle Assistentin

Das Definieren deines Brandings ist ein aufregender und kreativer Prozess, bei dem du deine Persönlichkeit und Einzigartigkeit in dein Business einbringen kannst. Ein starkes Branding hilft dir dabei, dich von anderen abzuheben und einen bleibenden Eindruck bei deinen Kunden zu hinterlassen.

Ein zentraler Aspekt deines Brandings ist ein aussagekräftiges Logo. Ein Logo ist das visuelle Erkennungszeichen deines Unternehmens und es sollte deine Persönlichkeit und deine Kernwerte widerspiegeln. Überlege dir, welche Elemente dein Logo enthalten soll, welche Farben und Formen deine Botschaft unterstützen und welche Emotionen es bei deinen Kunden hervorrufen soll. Ein professionelles und gut gestaltetes Logo verleiht deinem Business Glaubwürdigkeit und eine professionelle Ausstrahlung.

Neben dem Logo ist ein einprägsamer Slogan eine effektive Möglichkeit, deine Botschaft zu vermitteln und die Aufmerksamkeit deiner potenziellen Kunden zu gewinnen. Ein Slogan sollte prägnant und leicht verständlich sein, sodass er in Erinnerung bleibt und das Wesentliche deiner Dienstleistungen oder deiner Arbeitsweise auf den Punkt bringt.

Eine einheitliche Designsprache ist ebenfalls entscheidend für dein Branding. Wähle Farben, Schriften und visuelle Elemente, die sich in allen deinen Marketingmaterialien und deiner Online-Präsenz wiederfinden. Eine konsistente Designsprache verleiht deinem Business ein professionelles Erscheinungsbild und trägt dazu bei, dass Kunden deine Marke leicht erkennen und wiedererkennen können.

Denk daran, dass dein Branding nicht nur in visuellen Elementen besteht, sondern auch in der Art und Weise, wie du dich präsentierst und kommunizierst. Deine Persönlichkeit und dein individueller Stil sollten sich in deinen Social Media Beiträgen, Blogartikeln und Kundenkommunikationen widerspiegeln. Sei authentisch und zeige deine Leidenschaft für deine Arbeit, denn dies wird sich positiv auf deine Kunden auswirken und eine engere Bindung zu ihnen schaffen.

Mit einem durchdachten und ansprechenden Branding bleibst du nicht nur im Gedächtnis deiner Kunden, sondern kannst auch eine starke und einprägsame Marke aufbauen. Es ermöglicht dir, eine klare Botschaft zu vermitteln und deine Einzigartigkeit in den Vordergrund zu stellen. Nutze diese Gelegenheit, um deine Selbständigkeit als Virtuelle Assistentin zu prägen und dich als professionelle und vertrauenswürdige Expertin auf deinem Gebiet zu etablieren. Dein Branding wird dir helfen, dich von der Konkurrenz abzuheben und langfristige Kundenbeziehungen aufzubauen.

Profi Tipp: In meiner VA Grundausbildung findest du ein umfangreiches Modul zur Markenbildung und wie du eigenständig ein Branding erstellst, dass dich von der großen breiten Masse abgrenzt. Das Modul ist in Zusammenarbeit mit meinem preisgekrönten Markengestalter entstanden. Informiere dich hier über die VA Grundausbildung.

Schritt 7: Baue eine Online Präsenz für deinen Start als Virtuelle Assistentin auf

In diesem Schritt geht es darum, deine Online Präsenz aufzubauen damit dich potentielle Kunden einfacher finden können. Es gibt zahlreiche Online-Plattformen, um dich und deine Dienstleistungen einem breiten Publikum zu präsentieren und potenzielle Kunden zu überzeugen.

Eine ansprechende und professionelle Website ist dabei das wichtigste Element deiner Online Präsenz. Deine Website ist im Grunde dein virtuelles Büro und dient als deine Visitenkarte im Internet. Hier können potenzielle Kunden mehr über dich erfahren, deine Fähigkeiten und Erfahrungen kennenlernen und sich ein Bild davon machen, wie du ihnen als Virtuelle Assistentin helfen kannst.

Bevor du deine Website erstellst, ist es wichtig, dass du dir über deine Zielgruppe und deine Botschaft im Klaren bist. Überlege dir, welche Art von Kunden du ansprechen möchtest und welche Dienstleistungen du anbieten möchtest. Dies wird dir dabei helfen, den Inhalt und das Design deiner Website gezielt auszurichten, um die Bedürfnisse und Interessen deiner Zielgruppe optimal anzusprechen.

Deine Website sollte ansprechend gestaltet sein, mit einem übersichtlichen Layout, klaren Texten und hochwertigen Bildern. Es ist wichtig, dass die Informationen leicht zugänglich sind und dass die Navigation benutzerfreundlich ist, damit Besucher sich problemlos auf deiner Website zurechtfinden können. Sorge dafür, dass potentielle Kunden unkompliziert mit dir in Kontakt treten oder direkt einen Termin buchen können. Achte ausserdem darauf, dass deine Website mobil optimiert ist.

Nutze auch Social Media Plattformen, um dich mit potenziellen Kunden zu vernetzen, deine Expertise zu zeigen und deine Reichweite zu erhöhen. Überlege dir, welche Plattformen für deine Zielgruppe relevant sind und stelle sicher, dass deine Social Media Profile professionell gestaltet sind und deine Botschaft konsistent vermitteln. Zeige auch hier, dass du die Bedürfnisse deiner Kunden verstehst und optimale Problemlösungen anbietest.

Du fragst dich, was du regelmäßig auf Social Media posten kannst, um dich als professionelle Virtuelle Assistentin zu zeigen und Kunden über Social Media zu gewinnen? Dann schau dir meinen Social Media Crashkurs hier an.

Neben einer eigenen Website und Social Media Präsenz kannst du auch Online-Plattformen für Freelancer und Virtuelle Assistenten nutzen, um dich zu präsentieren und potenzielle Kunden zu erreichen. Solche Plattformen bieten eine Vielzahl von Möglichkeiten, um Aufträge zu erhalten und dein Netzwerk aufzubauen.

Wende zudem Content-Marketing als Teil deiner Online-Strategie an. Blogartikel, Videos oder Infografiken zu relevanten Themen zeigen nicht nur deine Fachkompetenz, sondern ziehen auch Besucher auf deine Website und verbessern deine Sichtbarkeit in Suchmaschinen.

Denk daran, dass deine Online Präsenz ein kontinuierlicher Prozess ist. Aktualisiere regelmäßig deine Website, poste konsistent auf Social Media Plattformen und teile wertvolle Inhalte, um das Interesse deiner Zielgruppe aufrechtzuerhalten.

Ganz ehrlich: eine starke Online Präsenz ist heutzutage unerlässlich, um als Virtuelle Assistentin erfolgreich zu sein. Mit einer ansprechenden Website, einer aktiven Social Media Präsenz und einer gezielten Content-Strategie kannst du dich von der Konkurrenz abheben, potenzielle Kunden überzeugen und eine solide Grundlage für dein erfolgreiches Business als Virtuelle Assistentin schaffen.

DIE TEXT-REVOLUTION FÜR VIRTUELLE ASSISTENTINNEN

Website Texte, die überzeugen

Ich wäre ja keine gute VA-Mentorin, wenn ich nicht auch für das Thema Website Texte eine passende Unterstützung hätte 

Hol dir jetzt mein Workbook "Die Text-Revolution für Virtuelle Assistenten" und stell dir nie wieder die Frage, was du auf deiner Website schreiben sollst. 

In diesem Workbook erstellst du mit einfachen Übungen überzeugende Texte für deine Website und deine Social Media Profile. Texte, die deine Websitebesucher punktgenau ansprechen und direkt in Kunden verwandeln. Das Workbook enthält

  • Ein Workbook mit 24 Seiten: Einfach herunterladen und ausfüllen
  • Vier easy umsetzbare Übungen: Kundenbedürfnisse verstehen und Problemlösungen bieten
  • Zahlreiche Text-Vorlagen: Individuell anpassen und für Website und Social Media verwenden
Textrevolution Virtuelle Assistenz

Schritt 8: Wähle eine Buchhaltungssoftware

Hier mache ich es einfach mal kurz: Du brauchst eine Software, über die du deine Rechnungen schreibst, deine Belege ablegst und deine gesamte Buchhaltung steuerst. Eine Rechnung einfach nur über Microsoft Word zu schreiben, reicht leider nicht aus. Wähle eine für dich passende Buchhaltungssoftware und beginne damit, die wichtigsten Angaben über dein Unternehmen einzupflegen.

Es gibt eine Vielzahl an Buchhaltungsporgrammen. Auf dieser Seite findest du eine Übersicht aller gängigen Tools und Programme für Virtuelle Assistenten. Die am häufigsten genutzte Buchhaltungssoftware ist natürlich auch enthalten. 

Ich selbst habe jahrelang Papierkram.de für meine Buchhaltung verwendet. Zum Start hatte ich die kostenlose Variante, später habe ich auf den Pro Tarif gewechselt. 

Schritt 9: Starte mit deiner Kundengewinnung als Virtuelle Assistentin

Jetzt ist es an der Zeit, die spannende Phase der Kundengewinnung zu beginnen. Der erste Kunde mag oft als der schwierigste erscheinen, aber mit der richtigen Strategie und Ausdauer kannst du dafür sorgen, dass du schnellstmöglich ausgebucht bist.

Häufig findest du deinen ersten Kunden über dein persönliches Umfeld. Sprich mit Freunden, Familie, ehemaligen Kollegen oder Bekannten über deine Selbständigkeit als Virtuelle Assistentin und informiere sie über deine Dienstleistungen. Vielleicht kennen sie jemanden, der gerade auf der Suche nach einer Virtuellen Assistentin ist oder können dich an jemanden verweisen, der Interesse an deinem Angebot hat. Mundpropaganda kann eine kraftvolle Form der Werbung sein und dir helfen, deine ersten Kunden zu gewinnen.

Nutze deine Online Präsenz, um auf dich als Virtuelle Assistentin aufmerksam zu machen. Poste Beiträge auf deinen Social Media Kanälen und pflege deine Website.

Eine weitere Möglichkeit, Kunden zu gewinnen, ist meine kostenlose Jobbörse Virtuelle Assistenz suchen und finden. Wie du die Gruppe effektiv für deine Kundengewinnung nutzt, kannst du in meinem Beitrag "Virtuelle Assistenz: Die effektivsten Methoden zur Kundengewinnung" nachlesen.

Sei geduldig und bleib dran, auch wenn es anfangs vielleicht etwas dauert, bis du deine ersten Kunden gewinnst. Die Kundengewinnung ist ein kontinuierlicher Prozess, der Zeit und Engagement erfordert. Setze dir realistische Ziele und entwickle eine klare Strategie, um deine Zielgruppe anzusprechen und auf dich aufmerksam zu machen.

Erwäge auch die Möglichkeit, kostenlose oder vergünstigte Probeaufträge anzubieten, um potenzielle Kunden von deinem Angebot zu überzeugen. Wenn sie zufrieden mit deiner Arbeit sind, besteht die Möglichkeit, dass sie dich für weitere Projekte engagieren oder dich an andere potenzielle Kunden weiterempfehlen.

Schritt 10: Netzwerken als Virtuelle Assistentin

Networking ist Gold wert! Ein starkes Netzwerk kann dir unheimlich behilflich dabei sein, dein Business auf- bzw. auszubauen.

Werde Mitglied in relevanten Facebook Gruppen. Tritt meiner Telegram Community bei und tausch dich mit Gleichgesinnten aus. Nimm an online Meetups teil und vernetze dich mit möglichst vielen Kolleginnen und Partnerinnen. Besuche Networking-Events und tausche dich mit anderen Selbständigen aus, um als Virtuelle Assistentin wertvolle Kontakte zu knüpfen.

Let's rock this together

Grundausbildung zur Virtuellen Assistenz

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Lass deine Träume als Virtuelle Assistentin wahr werden

Ich weiß, es mag nach einer Menge Arbeit klingen, aber lass dich nicht entmutigen! Du stehst am Anfang einer aufregenden Reise und ich verspreche dir, es lohnt sich. Mit Leidenschaft, Einsatz und den richtigen Schritten kannst du deine Träume als Virtuelle Assistentin wahr werden lassen.

Sei stolz auf dich und deinen Mut, diesen Weg einzuschlagen. Deine Selbständigkeit wird dich wachsen lassen, nicht nur beruflich, sondern auch persönlich. Halte an deinen Zielen fest, lerne aus Herausforderungen und feiere jeden Erfolg.

Du bist bereit, liebe Virtuelle Assistentin, also zögere nicht länger. Glaube an dich und deine Fähigkeiten – die Welt wartet auf deine einzigartige Expertise!

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